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Règlements clients

Saisir le règlement d'une facture client

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Nouveau : Pour un règlement reçu ou effectué pour plusieurs factures, rendez-vous au titre suivant.
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Ouvrez la facture concernée depuis la liste des factures : à droite de la page, cliquez sur le bouton "Saisir le règlement"
ou
Depuis la liste des échéances, menu "Gestion > Règlements" : Cliquez sur le bouton "Nouvelle saisie"
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Le formulaire de saisie du règlement s'ouvre :
  • Sélectionnez le compte concerné par ce règlement, et modifiez sa date si nécessaire
  • Vérifiez ou saisissez le montant reçu (voir les différents cas de règlements)
  • Modifiez si besoin le mode de règlement, saisissez une référence de règlement et un numéro de chèque ou de virement, par exemple
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Validez.

Saisir un règlement multi-factures

Votre client vous a adressé un seul règlement pour plusieurs factures ?

Une seule saisie est nécessaire sous ProGBat !
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Ouvrez une des factures concernées depuis la liste des factures : à droite de la page, cliquez sur le bouton "Saisir le règlement"
ou
Depuis la liste des échéances, menu "Gestion > Règlements" : Cliquez sur le bouton "Nouvelle saisie"
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Le formulaire de saisie du règlement s'ouvre :
  • Sélectionnez le compte concerné par ce règlement, et modifiez la date si nécessaire
  • Ajoutez les factures correspondant à ce règlement en cliquant sur le bouton vert "Ajouter une facture" :
  • Modifiez au besoin le mode de règlement, saisissez une référence de règlement et un numéro de chèque ou de virement, par exemple.
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Validez :
Chaque règlement s'enregistrera dans chaque facture concernée
Si le montant de chaque facture, reporté automatiquement par le logiciel, n'a pas été modifié lors de la saisie du règlement, chaque facture passera automatiquement au statut "acquittée"
Les numéros de factures seront bien sûr mentionnés sur la ligne de règlement, dans votre liste de règlements (Menu "Gestion > Règlements")
Chaque règlement ressortira, indépendamment des autres, dans vos exports comptables.

Règlement partiel & Trop perçu

Le montant réglé est égal au montant de la facture

👉 Je crée le règlement : je n'ai qu'à vérifier et valider le montant proposé par ProGBat.
La facture est alors simplement "soldée", et marquée de la couleur bleue ​
sur la liste des factures clients.
Vous pourrez à nouveau imprimer la facture avec la mention "Acquittée", en cochant la case dédiée:

Le montant réglé est inférieur au montant de la facture

​👉 Je crée le règlement : je saisis le règlement client.
La facture passera au statut "partiellement réglée", et sera marquée de la couleur orange ​
sur la liste des factures.
Lorsque vous réglerez de solde de la facture, le formulaire affichera automatiquement le montant restant dû. En validant ce règlement, la facture sera "soldée" ​
.
Vous pourrez alors imprimer un "Récapitulatif des règlements et du marché", pour mettre en avant le solde dû par votre client.

Le montant réglé est supérieur au montant de la facture

👉Je crée le règlement : je saisis le règlement exact du client.
La facture passera au statut "trop payée", et sera marquée de la couleur noir ​
sur la liste des factures.
Une fois la situation régularisée (votre client a réglé moins sur la facture suivante, par exemple), revenez sur cette facture pour cliquer sur le bouton "Solder sans règlement". La facture n'apparaîtra plus dans la liste des échéances.
Votre règlement client ne correspond pas aux cas généraux ? Consultez les cas particuliers ci-dessous
👇

Exemples de règlements

👉
" J'ai reçu un seul règlement, pour plusieurs factures "

👉
" Mon client a arrondi le montant de la facture de travaux, je ne veux pas lui réclamer le reste dû "

👉
" Mon client a arrondi le montant de la facture de travaux, il ne veut pas que je le rembourse "

Il est possible que votre client arrondisse la somme à quelques centimes ou euros près, en plus ou en moins. La facture restera donc en "partiellement réglée"
ou en "trop perçu"
, mais vous n'allez pas réclamer ou rembourser quelques centimes pour régulariser la situation.
  • Dans ce cas, il suffit de vous rendre sur la facture, et de cliquer sur "Solder sans règlement"
  • La facture sera considérée comme "soldée"
  • La régularisation comptable se fera par "perte et profits", c'est votre comptable qui gérera ce type d'opération de régularisation.

👉
" J'ai fait un avoir à mon client, il me règle le montant de la facture suivante en déduisant l'avoir "

Votre client va déduire le montant de l'avoir du montant de la facture, et vous régler la différence. Comment saisir ce règlement qui ne correspond ni à la facture, ni à l'avoir ?
  • Saisissez d'abord le règlement de la facture, en modifiant le montant proposé par la somme reçue.
  • Validez.
  • Puis, cliquez sur "Solder sans règlement" pour solder la facture.
  • Ouvrez maintenant l'avoir, et cliquez sur "Solder sans règlement".
  • La facture et l'avoir seront soldés, ainsi que le compte client.

👉
" Mon client a arrondi le montant de la facture d'acompte "

Vous avez fait une facture d'acompte de 1583.58 €, et votre client vous règle 1600.00 €. Il sait que la somme sera régularisée à la fin du chantier.
Quand vous allez réaliser la facture de travaux, le logiciel va déduire le montant de la facture d'acompte, pas le montant réglé par le client.

Comment procéder ?

  • Saisissez le règlement de la facture d'acompte, elle passera donc en "trop perçu"
    sur la liste des factures
  • Lorsque vous réalisez la facture de travaux, le "Net à payer" ne tiendra pas compte du trop versé par le client
  • Pour l'informer du montant réel qu'il vous doit : en imprimant la facture, cochez à droite de la page "Récapitulatif des règlements et du marché".
Une annexe sera ainsi éditée avec la facture, affichant un tableau récapitulatif qui mentionnera les factures les factures émises pour ce marché (la facture d'acompte et la facture de travaux), les sommes payées, les sommes dues, et affichera en bas du tableau le montant restant dû par le client. Ce restant dû tiendra compte du trop perçu sur la facture d'acompte, c'est ce montant que votre client devra vous régler.

Et une fois ce montant réglé, comment solder la facture d'acompte et la facture de travaux?

La facture d'acompte a un statut "Trop perçu"
, et le règlement de la facture de travaux, lui, est inférieur au montant "Net à payer" de la facture, la facture sera donc "partiellement payée"
. Comment faire ?
🤔
  • Saisissez bien les montants réellement reçus, sur chacune des factures même s'ils ne correspondent effectivement pas aux sommes "attendues"
  • Puis, pour chacune des factures : Cliquez sur "Solder sans règlement" dans le cadre "Règlements" à droite de la page. Les factures seront considérées comme "soldées"
    .
Si besoin, en complément, après avoir établi la facture de travaux :
  • Ouvrez le menu "Gestion > Échéances"
  • Recherchez la facture concernée, et cliquez sur l'imprimante au bout de la ligne
  • Choisissez "Relevé de compte client"
  • Ce relevé mettra bien en évidence la somme restant due à ce jour.

Consulter les règlements

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Liste des règlements

La liste affiche tous les règlements clients, fournisseurs et sous-traitants saisis.
Vous pouvez facilement filtrer votre liste pour retrouver les règlements d'un tiers en particulier, et/ou les règlements sur une période par exemple.

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Règlements d'un tiers

  • Ouvrez la fiche client
  • Ouvrez l'onglet "Activité"
  • Ouvrez la section "Etat financier > Règlements".
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Cliquez sur l'écrou
pour ajouter des colonnes d'informations à visualiser, puis si vous le souhaitez, cliquez sur l'icône
pour exporter la liste affichée à l'écran.
Cliquez ici pour en savoir plus sur la section "État financier" client.

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Règlements d'une facture

Ouvrez une facture réglée (totalement ou partiellement), le ou les règlements associés seront affichés sur la partie droite de la page.
En cliquant sur un règlement, le détail s'affichera à l'écran.

Annuler un règlement

Il n'est pas possible de modifier ou supprimer un règlement, mais vous pourrez l'annuler et le ressaisir, et il en restera toujours une trace, conformément à la législation.
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Ouvrez la facture concernée depuis la liste des factures : à droite de la page, cliquez sur le règlement à annuler
ou
Depuis la liste des échéances, menu "Gestion > Échéances" : Cliquez sur la ligne du règlement à annuler
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Le formulaire de saisie du règlement s'ouvre
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Cliquer sur le bouton "Annuler le règlement"
Le règlement annulé n'apparaîtra plus depuis la facture, mais figurera bien dans la liste des règlements.

Facture impayée / Suivi des échéances

Cliquez ici.

Relevés de compte

ProGBat permet d'imprimer un relevé de compte client, ou un relevé de compte chantier.
Comme tous les modèles, les relevés de compte proposés par défaut sont totalement personnalisables.
👉
Procédez comme pour un courrier de relance : Cliquez ici.

Exporter les règlements clients

Cliquez ici.