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Progbox - Archivage de documents
Vous connaissez Google Drive, Dropbox, ou encore Onedrive, que vous utilisez déjà probablement pour stocker et archiver tous les documents de votre entreprise, abandonnant ainsi petit à petit les classeurs et boites d'archive qui s'accumulent au fil des ans.
Ces services, bien que très performants, trouvent leur limite dans la quantité de dossiers et sous-dossiers créés et de fichiers téléchargés, et dans laquelle il devient parfois compliqué de s'y retrouver pour rechercher une facture client, la copie d'un devis signé, un plan, un compte-rendu, ou encore une facture fournisseur.
100% intégré à ProGBat, ProGBox permet de centraliser vos documents, en les déposant et les recherchant de manière particulièrement simple et intuitive.
De manière totalement automatisée, ProGBox archive sans aucune intervention de votre part toutes vos factures client, au fur et à mesure que vous les réalisez.
Ouvrez le menu "Documents > Archives"
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Ouvrez le dossier ".factures" :
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Ce dossier contient, classées par années et par mois, toutes les factures clients que vous avez éditées, au format PDF.
Il est alors possible :
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- De télécharger en un clic toutes les factures d'une année, ou d'un mois (ou une seule facture)
- De partager le dossier avec votre expert-comptable par exemple, pour qu'il les télécharge de son côté, en un clic.
Le dossier .factures est inaltérable, c'est à dire que vous ne pouvez ni modifier, ni ajouter, ni supprimer le dossier, ses sous-dossiers, ou les factures archivées, constituant ainsi un archivage sûr et sécurisé de vos factures clients.
L'archivage de vos factures est inclus dans les licences Essential et Premium, même si vous n'avez pas souscrit l'option ProGBox.
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Devis signés, plans, compte-rendus de réunions de chantier, photos du chantier, les documents à archiver sont nombreux !
ProGBox, c'est la possibilité de les déposer très simplement sur le logiciel, par exemple :
- Le scan du devis signé ou de l'attestation de TVA retournée par le client, directement dans le devis
- La copie de la facture fournisseur associée à la facture saisie sous ProGBat
- Les comptes rendus, les plans, les pièces écrites, sur la fiche chantier
- Des documents dans la fiche client
En ouvrant un devis, une facture, une fiche client, une fiche chantier, ou encore une fiche salarié, remarquez l'onglet "ProgBox" :
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En cliquant sur l'onglet ProGBox, un dossier se crée automatiquement, vide pour le moment.
Dans cet exemple, nous avons ouvert un devis, et cliqué sur l'onglet ProGBox :
- Je peux ajouter le scan du devis signé en le "déposant" sur la page (drag & drop), ou en le recherchant sur mon ordinateur dans le cadre bleu "Importer des fichiers" à droite de la page.
- Je peux également ouvrir les dossiers ProGBox automatiquement créés et liés à ce devis, pour y déposer ou consulter des documents.
Le volume maximum par fichier doit être de 256 Mo.
ProGBox, c'est aussi la possibilité de retrouver tous ces documents archivés de manière particulièrement simple et rapide, quelques exemples :
- En déposant la copie de mon devis signé dans l'onglet ProGBox du devis, je retrouverai immédiatement ce document depuis le devis bien sûr, mais aussi depuis la fiche client, la fiche chantier, ou encore depuis la facture associée au devis !
- En déposant la fiche technique, ou le plan déposé sur la ProGBox de la fiche chantier, vous y aurez accès instantanément en ouvrant le devis, la facture, ou la fiche client.
Le document est déposé une seule fois, mais il est disponible et consultable de partout, de manière logique et intuitive.
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