Envois par mail

Vous pouvez transmettre tous vos documents par mail depuis ProGBat : devis, factures, commandes, ...

💡 Optez pour la signature électronique de vos devis, pour un envoi, réception et archivage en un clic !

Paramétrage des envois par mail

1️ Ouvrez le menu Utilisateur, portant votre prénom, et choisissez "Préférences"

2️ À gauche de la page, choisissez "Envois d'emails" :

Par défaut, ProGBat utilise son propre serveur d'envoi de mails.

Bien que pratique, cette solution a l'inconvénient de considérer plus souvent les mails comme des spams ou indésirables. De plus, vos clients ne reçoivent pas le mail depuis votre adresse mail, mais depuis celle du logiciel.

Il est donc conseillé de paramétrer votre propre messagerie sous ProGBat, pour que vos mails soient parfaitement identifiés par vos clients et fournisseurs 👇

🎯Paramétrer ma propre adresse mail

Comment envoyer un document par mail depuis ProGBat ?

👉 Après avoir ouvert un document (devis, facture), cliquez sur le bouton "Imprimer/Envoyer" puis sur "Envoyer par email" :

1️ Champ "À" : Cliquez dans la barre de recherche "Tapez une adresse ou cherchez un contact" :

💡 Les adresses mail de tous les contacts de votre client s'affichent automatiquement, sélectionnez-en un. Vous pourrez juste après en ajouter un ou plusieurs autres

• D'autres contacts apparaissent, ceux concernant le client ou également votre organisation

• Vous pourrez bien sûr saisir manuellement l'adresse mail du ou des destinataires

• Cliquez sur les boutons pour mettre en copie (CC) ou en copie invisible (CCI) d'autres destinataires.

2️ Champ "Sujet" : "Devis D2110/0183 - Rénovation ..." par exemple

3️ Champ "Contenu du mail" : Gagnez du temps de saisie, insérez un texte pré-enregistré dans le contenu de votre mail

4️ Bouton "Ajouter" : Ajoutez un ou plusieurs pièces jointes (plans, facture précédente,...), directement depuis votre ProGBox, ou bien depuis votre ordinateur.

5️ Bouton "Paramètres" : Permet de paramétrer ses envois de mail.

Une fois le mail envoyé

Si le document envoyé est un devis, il passera automatiquement au statut d'attente de retour client.

Les envois par mail sont automatiquement listés sous ProGBat.

Accédez aux détails d'envoi depuis votre document, en cliquant sur le bouton "Imprimer/Envoyer".

Survolez la date d'envoi pour voir apparaître l'adresse mail des destinataires.

💡 Sur votre liste de devis, factures, commandes, et échéances, un document envoyé par mail sera immédiatement identifié :

L'icôneen bout de ligne passera au bleu

Éviter (au maximum) que vos mails soient considérés comme SPAMs ou indésirables :

Les serveurs mail de vos destinataires peuvent classer vos mails dans les SPAMs ou indésirables, selon des critères différents (cela est indépendant du logiciel).

Voici 2 astuces qui pourront Éviter (au maximum) que vos mails soient considérés comme SPAMs ou indésirables :

• Évitez de renseigner l'objet du mail tout en majuscules

• Les logos contenant du texte dans l'image peuvent aussi être considérés comme de la publicité (donc indésirable) par le serveur mail de vos destinataires.