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Import de tarifs fournisseurs

ProGBat permet d’importer vos tarifs fournisseurs, en 2 étapes, et économiser de longues heures de saisies.
⚠️
Prenez le temps nécessaire à parfaitement vérifier votre fichier, et surtout les données numériques. La moindre erreur rejettera l’importation ou importera des données erronées.

En cas de doute

Vous n’avez pas les "compétences" pour formater vos fichiers, ou vous avez peur de faire une mauvaise manipulation ?
👉
Contactez le support technique, ou votre revendeur, pour faire réaliser l'import de votre tarif fournisseur (sur devis).
Importez de préférence uniquement le tarif de votre fournisseur principal :
Imaginez que vous importiez le tarif de “Point P” et de “Matériaux Réunis”
Il est très probable que ces deux distributeurs proposent exactement les mêmes produits, par exemple la plaque de BA13 Placo, ou le sac de ciment Lafarge.
Mais ces produits n'ayant pas la même référence, ni exactement le même libellé chez chaque fournisseur, vous aurez des doublons dans votre base articles. Vous aurez dans ce cas 2 fois la plaque de plâtre et 2 fois le sac de ciment.
Importez donc uniquement le tarif de votre fournisseur principal, et saisissez les autres tarifs manuellement dans chaque fiche article, ou encore importez votre propre fichier de fournitures.

Étape 1 : Préparez votre fichier

⚠️
Le fichier doit être au format Excel (.xlsx), ou csv (.csv)
1️
Ouvrez le fichier dans votre tableur
2️
Vérifiez que la première ligne contient les titres de colonnes, ce sera plus pratique lors de l'importation. Par exemple :
3️
Vérifiez ensuite les points suivants :
  • Chaque ligne du fichier doit contenir un article (ou un ouvrage), aucune ligne ne doit être vide
  • Il ne doit pas y avoir 2 (ou plusieurs) fois le même identifiant (code) article dans le fichier
  • Les colonnes contenant des valeurs (prix) doivent être au format nombre, et ne contenir aucun symbole monétaire :
    1234.56
    1234.567
    1234,56
    1 234.56
    1 234.56
    1234.56
  • Votre fichier ne doit pas contenir de "chaînages", les cellules ne doivent pas contenir de formules, et aucune cellule ne doit être liée à ou issue d'autres tableurs (tableaux croisés dynamiques par exemple).
    Sinon, copiez simplement votre fichier pour ensuite figer les valeurs et supprimer ces liaisons.
Renseigner / Ajouter toutes les colonnes attendues sous ProGBat (par exemple les Familles, etc), vous permettra de ne rien avoir à renseigner manuellement ultérieurement, élément par élément : gain de temps considérable !
4️
Après avoir vérifié votre fichier, enregistrez le.

Bon à savoir :

👉
Identifiant : Si vos articles ou ouvrages n'ont pas d'identifiant, un identifiant sera automatiquement créé par le logiciel
👉
Marges : Si vos marges sont souvent différentes, indiquez le prix d'achat, et vous pourrez au besoin mettre à jour vos prix, ce qui actualisera automatiquement la marge sous ProGBat.
👉
TVA : Si la colonne "Taux de TVA" est absente ou vide, c'est le taux de TVA sur achats par défaut qui sera appliqué (20% pour la France) Le taux de TVA n'est pas appliqué aux ouvrages, car il est défini au niveau du devis
👉
Comptabilité : Si les colonnes "Compte de vente" et "Compte d'achat" sont vides, c'est votre paramétrage comptable qui s'appliquera

Étape 2 : Importez votre fichier

1️
Ouvrez la fiche de votre fournisseur dans ProGBat
2️
En haut à droite de la page, cliquez sur "Importer un tarif"
3️
Recherchez votre fichier (au format .xlsx ou .csv)
4️
Précisez si la première ligne de votre fichier contient des titres (conseillé)
Généralement, vous n'avez pas à modifier le séparateur et l'encodage du fichier, sauf éventuellement si le fichier est issu d'un logiciel américain.
5️
Cliquez sur "Analyser le fichier"
6️
Faites correspondre les colonnes disponibles (colonne de gauche) avec les colonnes de votre fichier
7️
Cliquez sur suivant
8️
Après vérification des données, Importez le fichier.

Mise à jour d'un tarif fournisseur

Lorsque vous recevrez le nouveau tarif de votre fournisseur :
👉
Répétez exactement la même procédure, décrite ci-dessus.
À savoir :
  • Toutes les références existantes seront mises à jour
  • Si vous souhaitez faire une mise à jour de vos prix de vente, il faudra alors réaliser un import de fournitures et non un import de tarifs fournisseurs.
  • Toutes les nouvelles références seront ajoutées. Les articles déjà existants, dont votre fournisseur a modifié la référence seront également ajoutés.
    ⚠️
    Attention aux doublons !
  • Marges :
    >>> Si vos marges sont identiques pour toutes vos fournitures ou ouvrages, et que vous souhaitez pouvoir modifier la marge "en masse" ultérieurement directement depuis ProGBat, on récupèrera alors le nouveau prix d'achat, ainsi la marge déjà existante sera appliquée.