2️⃣Créer & Saisir un devis

Cet article est très complet, il vous donnera toutes les clés pour saisir un devis clair et attractif

Cliquez sur un lien dans la liste ci-dessous :

Créer un devis

ProGBat vous permet de créer un devis en seulement 3 étapes :

  • Ouvrez la liste des devis par le menu "Affaire > Devis", ou en cliquant sur la vignette "Devis" sur le tableau de bord

  • Cliquez sur le bouton "Nouveau devis" en haut de la liste.

Si le client ou le prospect existe déjà dans votre base de données, recherchez-le en tapant quelques lettres, et sélectionnez-le.

Sinon, cliquez sur le bouton "Créer un nouveau client". Enregistrez votre nouveau client, il sera automatiquement affecté au devis en cours de création.

Quels avantages ?

Rattacher un chantier à votre devis peut vous permettre de visualiser, depuis la fiche chantier, les coûts prévisionnels, puis les recettes lors de la facturation, et donc de suivre la rentabilité de votre chantier, en temps réel, et même à l'avance !

Saisissez les premières lettre de l'identifiant ou nom du chantier, et sélectionnez-le dans la liste déroulante.

Cliquez sur le bouton "Créer un nouveau chantier"

  • Pour simplifier la saisie, le formulaire est déjà complété des informations client

  • Un nom et un identifiant de chantier vous sont automatiquement proposés, vous pouvez les modifier

  • Travaux : Dans ce dernier champ, saisissez en 2 ou 3 mots le type de travaux que vous allez réaliser (Rénovation intérieure, Façade, Toiture, Construction du garage, Chauffage, Climatisation, ...)

Rattacher un chantier à votre devis peut vous permettre de visualiser, depuis la fiche chantier, les coûts prévisionnels, puis les recettes lors de la facturation, et donc de suivre la rentabilité de votre chantier, en temps réel, et même à l'avance !

Si vous ne souhaitez pas (ou pas de suite) gérer votre chantier, cliquez directement sur le bouton "Créer le devis sans gestion de chantier" :

  • Vous pourrez créer et rattacher le chantier au devis plus tard

  • Vous pourrez saisir manuellement une adresse chantier dans le devis.

Rattacher un chantier à un devis déjà créé

Il est possible de créer un devis sans créer de fiche chantier, et de décider de créer et rattacher le chantier plus tard, par exemple une fois que le devis a été accepté :

Le statut du devis doit être "à l'étude" pour y effectuer toute modification.

  • Ouvrez le devis à rattacher

  • Dans le cadre "Chantier", recherchez et sélectionnez le chantier existant.

  • Ouvrez le devis à rattacher

  • Complétez le formulaire

  • Enregistrez votre devis.

Comment saisir les lignes de mon devis?

Dans cet article, vous apprendrez à créer un devis clair et attractif :

  • Créez des titres et sous-titres, pour organiser votre devis

  • Créez et saisissez une ligne de chiffrage (ouvrage, fourniture, main d'oeuvre,...)

  • Créez une ligne de commentaire

  • Créez un saut de page

  • Ajoutez des taux de TVA multiples

  • Ajoutez des images

Cliquez sur l'onglet "Lignes", et choisissez de commencer par "Un titre" :

  • Sélectionnez n'importe quelle ligne de votre devis

  • Et choisissez "Un titre" :

SOS :

  • Vous pourrez déplacer un titre et/ou son contenu par la suite.

  • Attention à la numérotation des lignes du devis ! ProGBat raisonne de façon logique et ordonnée, mais si on ajoute les titres après des lignes par exemple, la numérotation des lignes peut ne plus être cohérente. Ne modifiez pas manuellement les numéros de lignes du devis ! Il faut alors simplement réorganiser votre devis : commencez toujours votre devis par un titre, puis si nécessaire, déplacez les titres et lignes pour que leur numérotation reprenne du sens Comment régler ça ?

  • Le titre ou sous-titre du devis & facture est à 0 ! En cliquant sur un titre & sous-titre, vous pourrez voir quelles lignes son total contient (fond bleu). Vous avez dû ajouter ou déplacer le titre après avoir créé les lignes du devis, le titre n'a donc pas encore de contenu (il est seul à avoir ce fond bleu) : il faut ajouter les lignes dans le contenu du titre grâce à la double flèche de déplacement. Comment régler ça ?

  • Le total du titre & sous-titre est incorrect ! Comme juste au dessus, en cliquant sur le titre, vous verrez que toutes les lignes ne sont pas contenues dans le titre (fond bleu). Il vous faut alors ajouter les lignes dans le contenu du titre grâce à la double flèche de déplacement. Comment régler ça ?

  • À partir d'une ligne de titre

  • Et choisissez "Un sous-titre" :

Exemple pratique : Pose de toits végétalisés

À partir du Titre 1, je crée donc un nouveau titre "Travaux" (Titre 2)

À partir du titre 2, je crée donc un sous-titre (Sous-titre 2.1)

Je crée donc des sous-titres dans un même sous-titre :

  • À partir du sous-titre 2.1, je crée un sous-titre de niveau inférieur "Face Nord" (Sous-titre 2.1.1)

  • À partir du sous-titre de niveau inférieur 2.1.1, je crée un sous-titre de même niveau que la "Face Nord" : la "Face Sud" (Sous-titre 2.1.2)

À partir du titre 2, je crée donc un nouveau titre (Titre 3)

Infos & Astuces :

Le logiciel crée une nouvelle ligne dans le titre ou le sous-titre actif (fond bleu).

Saisissez librement votre texte, renseignez ensuite une quantité et un prix unitaire.

Dans une ligne de devis, vous allez pouvoir ajouter :

  • Des ouvrages, le plus fréquemment. Exemple : "Fourniture et mise en œuvre d'une cloison…", "Mise en peinture d'un plafond…", "Fourniture et pose d'un WC suspendu", …

  • Des fournitures. Exemple : "Fourniture seule d'une cabine de douche, hors pose et mise en service", …

  • De la main d'oeuvre. Exemple : "Mise à disposition de main d'oeuvre spécialisée…", ...

À lire :

ProGBat utilise le correcteur orthographique de votre navigateur.

Lorsqu'un mot est souligné en rouge, cliquez sur ce mot et appuyez simultanément sur la touche CTRL + clic droit de votre souris pour afficher la liste des corrections.

La plupart des champs numériques du logiciel sont des mini-calculatrices, dont le résultat est évalué lorsque vous sortez du champ (touche "Entrée).

Par exemple, pour le prix unitaire ou une quantité dans une ligne de devis, si vous tapez le texte "5*25", en sortant du champ, il prendra automatiquement la valeur 125.

Par défaut, le logiciel est prêt à rechercher dans votre bibliothèque d'ouvrages

Saisissez simplement les premières lettres de l'identifiant ou du libellé de l'ouvrage à ajouter au devis et sélectionnez-le dans la liste proposée

La désignation, l'unité, et le prix de l'ouvrage seront automatiquement affichés.

Dans la liste déroulante "Chercher dans" du menu de ligne, sélectionnez au choix :

  • Fournitures

  • Main d'oeuvre

  • Sous-traitance

  • Saisissez les premières lettres de l'identifiant ou du libellé de l'élément à ajouter au devis et sélectionnez-le dans la liste proposée

  • Dans la liste déroulante "Chercher dans" du menu de ligne, sélectionnez "Texte"

  • Saisissez les premières lettres de l'identifiant ou du libellé du texte à ajouter au devis et sélectionnez-le dans la liste proposée

  • Cliquez sur la petite loupe dans le menu de ligne, et effectuez votre recherche dans la liste des ouvrages, des éléments, des textes, mais aussi dans votre bibliothèque BatiChiffrage©.

  • Sélectionnez dans les filtres (en jaune ci-dessous) une bibliothèque et le type d'élément recherché.

Par exemple, pour le prix unitaire dans une ligne de devis, si vous tapez le texte suivant "5*25", en sortant du champ, il prendra automatiquement la valeur 125.

La fluctuation des prix vous rend chèvre, et rend moins sûre la rentabilité de vos chiffrages / chantiers ?

ProGBat vous permet de mettre à jour vos tarifs fournisseurs, ou votre bibliothèque de prix, et vous pourrez ensuite mettre à jour en un clic toutes les lignes de votre devis :

Il arrive que vous ayez besoin de saisir un texte explicatif, ou un commentaire dans votre devis. Dans ce cas, cliquez sur "Un commentaire" dans le menu du bouton "Ajouter".

Une ligne de commentaire :

  • N'a pas de numéro de ligne,

  • N'a pas de quantité, d'unité, ni de totaux.

Aérez votre devis en utilisant le saut de page.

A l'impression, le logiciel passera à la page suivante en rencontrant la ligne "Saut de page".

Astuces :

Le logiciel permet d'ajouter des options et variantes, non comprises dans le total du devis Le client pourra ainsi connaître le montant total des options, le montant de chaque groupe d'option, le montant de chaque ouvrage, sans que cela ne soit ajouté au total du devis. :

  • 1- Créez un titre : la création d'une "Options/Variantes" vous sera proposée

  • 2- Cliquez sur "Options/Variantes" afin que le titre devienne une option/variante

  • 3- Saisissez normalement vos ouvrages, vos lignes seront surlignées en jaune, pour signifier qu'elles sont bien des options/variantes

  • Le titre passera directement la quantité à 0, afin que l'option ne compte pas dans le devis

Le montant du titre ne sera pas intégré au devis :

Lors du passage a la facturation, à la suite de l'acceptation de votre devis, une pop-up apparaitra pour valider le fait de conserver l'option/variante, afin qu'elle puisse être comptabilisée dans votre facturation.

Si vous validez cette option/variante celle-ci sera alors comptabilisée dans votre facturation.

Il est possible de définir différents taux de TVA dans le même devis :

  • Pour modifier la TVA d'une seule ligne, cliquez sur le taux de TVA en bout de ligne, et choisissez le taux à appliquer.

  • Pour modifier la TVA de toutes les lignes d'un titre, ou d'un sous-titre, cliquez dans la colonne TVA au niveau du titre ou du sous-titre, et choisissez le taux. Il sera appliqué à toutes les lignes de ce titre ou de ce sous-titre en une seule fois.

  • Pour modifier la TVA de tout le document, rendez-vous dans l'onglet pied du devis.

Si vous utilisez nos modèles proposés par défaut pour imprimer/envoyer vos devis, une colonne "Prix unitaire" et "Remise" seront automatiquement affichées pour mettre en valeur cette remise accordée. Vous pourrez modifier cet affichage en personnalisant vos modèles de document :

Le logiciel a bien sûr prévu l'ajout de votre logo sur vos documents commerciaux, cela est inclus dans votre licence, quelle qu'elle soit.

Mais si vous souhaitez rendre votre devis encore plus attractif, en ajoutant une ou des images, illustrant vos travaux dans vos devis, cela est possible avec le module complémentaire "Galerie d'images".

Cliquez ici pour découvrir ce module, apprendre à insérer des images, et même automatiser leur ajout au devis !

Mise en forme des lignes & Traitement de texte

Lorsque vous sélectionnez, ou ajoutez une ligne à votre devis, un traitement de texte est immédiatement disponible :

Utilisez cet éditeur de textes pour mettre du texte en gras, changer sa taille, sa couleur, et toutes les autres fonctionnalités habituelles de traitement de texte.

Utilisez ce même éditeur pour ajouter une image, un tableau de données ou même un lien hypertexte.

Astuces :

Activer / Désactiver l'éditeur de lignes

  • Cochez ou décochez simplement la case "Éditeur de texte".

Comment fonctionne le menu de lignes ?

Apprenez à utiliser chaque fonction de ce menu :

Cliquez simplement sur "Ajouter" pour qu'une ligne d'ouvrage apparaisse, prête à accueillir votre saisie ou recherche.

Ce menu vous permet d'ajouter :

  • Un titre puis un sous-titre

  • Une ligne d'ouvrage​, mais il est plus simple de cliquer directement sur le bouton "Ajouter"

  • Un commentaire

  • Un saut de page

Ajoutez rapidement un ouvrage, un élément, un texte à votre devis :

  • Dans la liste déroulante du menu de ligne, sélectionnez une bibliothèque de recherche

  • Saisissez les premières lettres de l'identifiant ou du libellé de l'élément à ajouter au devis et sélectionnez-le dans la liste proposée

Recherchez précisément un ouvrage, un élément, un texte à ajouter au devis, depuis les bibliothèques logiciel ou BatiChiffrage©​.

Apprendre à utiliser la recherche avancée.

Copiez à l’identique la ligne sélectionnée, qui se placera alors juste en dessous.

Supprimez la ligne sélectionnée.

Si la ligne à supprimer est un titre ou un sous-titre, c’est l’intégralité des lignes qui y sont incluses qui sera supprimée. Pour ne supprimer que le titre, il vous faudra d’abord déplacer les lignes incluses.

Calculez facilement et efficacement vos quantités, surfaces ou volumes par exemple. Enregistrez vos variables et opérations, le logiciel calcule et insère pour vous la quantité à indiquer au devis.

Pour en savoir plus, cliquez ici.

Deux options s'offrent à vous pour organiser votre devis :

Déplacez la ligne sélectionnée, vers le haut ou vers le bas, au sein d’un même titre/sous-titre.

Déplacez la ligne sélectionnée à l’endroit souhaité dans votre document :

  • avant ou après la ligne sélectionnée, au sein du même titre/sous-titre

  • dans le contenu d’un autre titre/sous-titre pour la comptabiliser

Cas pratiques en cas de difficulté :

Cliquez ici pour savoir comment faire.

Constituez votre bibliothèque d'ouvrages tout en saisissant vos devis, et devenez rapidement plus efficace dans vos chiffrages.

Ce bouton permet :

  • D'enregistrer un ouvrage saisi manuellement au devis, ou importé.

    Celui-ci sera ajouté à votre bibliothèque d’ouvrages, et réutilisable / modifiable à l'infini

  • D'enregistrer la modification d'un ouvrage ajouté depuis votre bibliothèque (mise à jour).

    Les modifications enregistrées seront : libellé, identifiant, unité et prix de vente

Lors de la mise à jour d'un ouvrage, les modifications du prix d'achat et de vente des éléments composant l'ouvrage (fournitures, main d'oeuvre, ...) ne seront pas enregistrées.

Ainsi, le prix de vente de l'ouvrage mis à jour en bibliothèque ne tient plus compte des éléments qui le composent et donc des marges permettant son chiffrage (calcul du prix de vente).

Pour mettre à jour les données d'un élément, faites-le depuis la bibliothèque d'éléments : Vos ouvrages contenant cet élément seront alors mis à jour et verrons leur prix évoluer, tenant compte de la nouvelle composition (déboursé, marge), pour vos futurs ajouts au devis.

Ce bouton est le plus souvent utilisé suite à l’import de devis ou DPGF.

Il permet de conserver le libellé importé ou saisi, tout en y insérant les données de chiffrage et comptables d’un ouvrage présent en bibliothèque.

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