2️⃣Créer & Saisir un devis

Cet article est très complet, il vous donnera toutes les clés pour saisir un devis clair et attractif

👉 Nouveau sous ProGBat ? Parcourez cette page dans son intégralité, vous saurez tout !

👉 Vous cherchez simplement une information relative à la saisie du devis ?

Cliquez sur un lien dans la liste ci-dessous :

1️⃣ Créez votre devis

2️⃣ Rendez plus clair votre devis en créant des titres, sous-titres et sauts de page

3️⃣ Chiffrez vos travaux en créant une ligne de devis, mettez à jour vos prix en un clic, et ajoutez des commentaires

4️⃣ Calculez automatiquement le temps à consacrer pour chaque ouvrage, et pour tout le chantier

5️⃣ Proposez des options et variantes à votre client

6️⃣ Modifiez la TVA

7️⃣ Saisissez une remise

8️⃣ Ajoutez des images pour rendre votre devis encore plus attractif

9️⃣ Mettez en forme vos textes : modifiez la police d'écriture par exemple

🔟 Apprenez à utiliser le menu de ligne, pour devenir l'orchestre de votre devis !

Créer un devis

ProGBat vous permet de créer un devis en seulement 3 étapes :

1️ Créer le devis

Ouvrez la liste des devis par le menu "Affaire > Devis", ou en cliquant sur la vignette "Devis" sur le tableau de bord
Cliquez sur le bouton "Nouveau devis" en haut de la liste.

2️ Affecter un client au devis

Si le client ou le prospect existe déjà dans votre base de données, recherchez-le en tapant quelques lettres, et sélectionnez-le.

Sinon, cliquez sur le bouton "Créer un nouveau client". Enregistrez votre nouveau client, il sera automatiquement affecté au devis en cours de création.

3️ Affecter un chantier au devis

Quels avantages ?

Rattacher un chantier à votre devis peut vous permettre de visualiser, depuis la fiche chantier, les coûts prévisionnels, puis les recettes lors de la facturation, et donc de suivre la rentabilité de votre chantier, en temps réel, et même à l'avance !

👉 Le chantier a déjà été créé pour ce client :

Saisissez les premières lettre de l'identifiant ou nom du chantier, et sélectionnez-le dans la liste déroulante.

👉 Le chantier n'a pas encore été créé :

Cliquez sur le bouton "Créer un nouveau chantier"

Pour simplifier la saisie, le formulaire est déjà complété des informations client
Un nom et un identifiant de chantier vous sont automatiquement proposés, vous pouvez les modifier
Travaux : Dans ce dernier champ, saisissez en 2 ou 3 mots le type de travaux que vous allez réaliser (Rénovation intérieure, Façade, Toiture, Construction du garage, Chauffage, Climatisation, ...)

👉 Créer le devis sans gestion de chantier :

Rattacher un chantier à votre devis peut vous permettre de visualiser, depuis la fiche chantier, les coûts prévisionnels, puis les recettes lors de la facturation, et donc de suivre la rentabilité de votre chantier, en temps réel, et même à l'avance !

Si vous ne souhaitez pas (ou pas de suite) gérer votre chantier, cliquez directement sur le bouton "Créer le devis sans gestion de chantier" :

Vous pourrez créer et rattacher le chantier au devis plus tard
Vous pourrez saisir manuellement une adresse chantier dans le devis.

Rattacher un chantier à un devis déjà créé

Il est possible de créer un devis sans créer de fiche chantier, et de décider de créer et rattacher le chantier plus tard, par exemple une fois que le devis a été accepté :

Le statut du devis doit être "à l'étude" pour y effectuer toute modification.

👉 Le chantier a déjà été créé :

Ouvrez le devis à rattacher
Dans le cadre "Chantier", recherchez et sélectionnez le chantier existant.

👉 Le chantier n'a pas encore été créé :

Ouvrez le devis à rattacher
Cliquez sur le boutonau niveau du cadre "Chantier"
Complétez le formulaire
Enregistrez votre devis.

Comment saisir les lignes de mon devis?

Dans cet article, vous apprendrez à créer un devis clair et attractif :

Créez des titres et sous-titres, pour organiser votre devis
Créez et saisissez une ligne de chiffrage (ouvrage, fourniture, main d'oeuvre,...)
Mettez à jour tous vos prix, en un clic
Créez une ligne de commentaire
Créez un saut de page
Ajoutez des taux de TVA multiples
Ajoutez des images

1️ Créer un titre & sous-titre

1️⃣ Créer un titre

👉 Vous venez de créer votre devis :

Cliquez sur l'onglet "Lignes", et choisissez de commencer par "Un titre" :

👉 Vous avez déjà créé un titre ("Plâtrerie" par exemple), et vous souhaitez créer un nouveau titre ("Menuiserie" par exemple) :

Sélectionnez n'importe quelle ligne de votre devis
Cliquez sur la flèche du bouton "Ajouter"
Et choisissez "Un titre" :

SOS :

Vous pourrez déplacer un titre et/ou son contenu par la suite.
Attention à la numérotation des lignes du devis ! ProGBat raisonne de façon logique et ordonnée, mais si on ajoute les titres après des lignes par exemple, la numérotation des lignes peut ne plus être cohérente. Ne modifiez pas manuellement les numéros de lignes du devis ! Il faut alors simplement réorganiser votre devis : commencez toujours votre devis par un titre, puis si nécessaire, déplacez les titres et lignes pour que leur numérotation reprenne du sens Comment régler ça ?
Le titre ou sous-titre du devis & facture est à 0 ! En cliquant sur un titre & sous-titre, vous pourrez voir quelles lignes son total contient (fond bleu). Vous avez dû ajouter ou déplacer le titre après avoir créé les lignes du devis, le titre n'a donc pas encore de contenu (il est seul à avoir ce fond bleu) : il faut ajouter les lignes dans le contenu du titre grâce à la double flèche de déplacement. Comment régler ça ?
Le total du titre & sous-titre est incorrect ! Comme juste au dessus, en cliquant sur le titre, vous verrez que toutes les lignes ne sont pas contenues dans le titre (fond bleu). Il vous faut alors ajouter les lignes dans le contenu du titre grâce à la double flèche de déplacement. Comment régler ça ?

2️⃣ Créer un sous-titre

À partir d'une ligne de titre
Cliquez sur la flèche du bouton "Ajouter"
Et choisissez "Un sous-titre" :

Exemple pratique : Pose de toits végétalisés

1️⃣ Tout d'abord, je vais réaliser une étude technique, c'est mon premier titre (Titre 1)

2️⃣ Par la suite, il faudra réaliser les travaux :

À partir du Titre 1, je crée donc un nouveau titre "Travaux" (Titre 2)

3️⃣ Je souhaite détailler les travaux que je compte réaliser. Je vais commencer par l' "Ajout d'une terrasse composite" :

À partir du titre 2, je crée donc un sous-titre (Sous-titre 2.1)

4️⃣ Je souhaite maintenant distinguer les zones où une terrasse composite sera ajoutée :

Je crée donc des sous-titres dans un même sous-titre :

À partir du sous-titre 2.1, je crée un sous-titre de niveau inférieur "Face Nord" (Sous-titre 2.1.1)
À partir du sous-titre de niveau inférieur 2.1.1, je crée un sous-titre de même niveau que la "Face Nord" : la "Face Sud" (Sous-titre 2.1.2)

5️⃣ Après l'ajout d'une terrasse composite, je réaliserai la "Pose de végétaux" :

À partir du titre 2, je crée donc un nouveau titre (Titre 3)

Infos & Astuces :

👉 Vous pourrez déplacer un titre et/ou son contenu par la suite.

👉 Attention à la numérotation des lignes du devis ! ProGBat raisonne de façon logique et ordonnée, mais si on ajoute les titres après des lignes par exemple, la numérotation des lignes peut ne plus être cohérente. Ne modifiez pas manuellement les numéros de lignes du devis ! Il faut alors simplement réorganiser votre devis : commencez toujours votre devis par un titre, puis si nécessaire, déplacez les titres et lignes pour que leur numérotation reprenne du sens Comment régler ça ?

👉 Le titre ou sous-titre du devis & facture est à 0 ! En cliquant sur un titre & sous-titre, vous pourrez voir quelles lignes son total contient (fond bleu). Vous avez dû ajouter ou déplacer le titre après avoir créé les lignes du devis, le titre n'a donc pas encore de contenu (il est seul à avoir ce fond bleu) : il faut ajouter les lignes dans le contenu du titre grâce à la double flèche de déplacement. Comment régler ça ?

👉 Le total du titre & sous-titre est incorrect ! Comme juste au dessus, en cliquant sur le titre, vous verrez que toutes les lignes ne sont pas contenues dans le titre (fond bleu). Il vous faut alors ajouter les lignes dans le contenu du titre grâce à la double flèche de déplacement. Comment régler ça ?

2️ Créer une ligne de devis

👉 Pour créer une ligne de devis :

Cliquez directement sur le bouton "Ajouter", ou bien cliquez sur la flèche du bouton "Ajouter" et choisissez "Une ligne".

Le logiciel crée une nouvelle ligne dans le titre ou le sous-titre actif (fond bleu).

👉 Pour la saisie, 3 méthodes s'offrent à vous :

1️⃣ Saisir une ligne de devis, librement

Saisissez librement votre texte, renseignez ensuite une quantité et un prix unitaire.

Dans une ligne de devis, vous allez pouvoir ajouter :

Des ouvrages, le plus fréquemment. Exemple : "Fourniture et mise en œuvre d'une cloison…", "Mise en peinture d'un plafond…", "Fourniture et pose d'un WC suspendu", …
Des fournitures. Exemple : "Fourniture seule d'une cabine de douche, hors pose et mise en service", …
De la main d'oeuvre. Exemple : "Mise à disposition de main d'oeuvre spécialisée…", ...

2️⃣ Saisir automatiquement une ligne de devis en cherchant, depuis le devis, dans vos bibliothèques :

👉 D' Ouvrages :

Par défaut, le logiciel est prêt à rechercher dans votre bibliothèque d'ouvrages

Saisissez simplement les premières lettres de l'identifiant ou du libellé de l'ouvrage à ajouter au devis et sélectionnez-le dans la liste proposée

La désignation, l'unité, et le prix de l'ouvrage seront automatiquement affichés.

👉 D' Éléments :

Dans la liste déroulante "Chercher dans" du menu de ligne, sélectionnez au choix :

Fournitures
Main d'oeuvre
Sous-traitance
Saisissez les premières lettres de l'identifiant ou du libellé de l'élément à ajouter au devis et sélectionnez-le dans la liste proposée
Dans la liste déroulante "Chercher dans" du menu de ligne, sélectionnez "Texte"
Saisissez les premières lettres de l'identifiant ou du libellé du texte à ajouter au devis et sélectionnez-le dans la liste proposée

3️⃣ Saisir une ligne de devis automatiquement, grâce à la recherche avancée

Cliquez sur la petite loupe dans le menu de ligne, et effectuez votre recherche dans la liste des ouvrages, des éléments, des textes, mais aussi dans votre bibliothèque BatiChiffrage©.
Sélectionnez dans les filtres (en jaune ci-dessous) une bibliothèque et le type d'élément recherché.
Ajoutez l'élément au devis en cliquant sur le bouton ➕ en bout de ligne, ou double-cliquez sur la ligne choisie.

💡 La plupart des champs numériques du logiciel sont des mini-calculatrices, dont le résultat est évalué lorsque vous sortez du champ (touche "Entrée).

Par exemple, pour le prix unitaire dans une ligne de devis, si vous tapez le texte suivant "5*25", en sortant du champ, il prendra automatiquement la valeur 125.

3️ Mise à jour de tous les prix du devis, en un clic

La fluctuation des prix vous rend chèvre, et rend moins sûre la rentabilité de vos chiffrages / chantiers ?

ProGBat vous permet de mettre à jour vos tarifs fournisseurs, ou votre bibliothèque de prix, et vous pourrez ensuite mettre à jour en un clic toutes les lignes de votre devis :

👉 Une fois vos prix mis à jour en bibliothèque, ouvrez votre devis et cliquez simplement sur le bouton "Mettre à jour les prix".

4️ Créer une ligne de commentaire

Il arrive que vous ayez besoin de saisir un texte explicatif, ou un commentaire dans votre devis. Dans ce cas, cliquez sur "Un commentaire" dans le menu du bouton "Ajouter".

Une ligne de commentaire :

N'a pas de numéro de ligne,
N'a pas de quantité, d'unité, ni de totaux.

💡 Gagnez du temps ! Si un ou plusieurs de vos commentaires reviennent souvent dans vos devis et factures, créez des textes pré-enregistrés.

5️ Créer un saut de page

Aérez votre devis en utilisant le saut de page.

A l'impression, le logiciel passera à la page suivante en rencontrant la ligne "Saut de page".

Astuces :

👉 Pour aérer votre devis, sans sauter une page, vous pouvez ajouter une ligne de commentaire vide, après chaque titre, sous-titre ou ligne d'ouvrage.

👉 Comment changer la police ou mettre en forme mon texte ? Utilisez l'éditeur de lignes.

👉 SOS : Une page blanche s'intercale après chaque saut de page ? Cliquez ici.

6️ Options et variantes

Le logiciel permet d'ajouter des options et variantes, non comprises dans le total du devis Le client pourra ainsi connaître le montant total des options, le montant de chaque groupe d'option, le montant de chaque ouvrage, sans que cela ne soit ajouté au total du devis. :

1- Créez un titre : la création d'une "Options/Variantes" vous sera proposée
2- Cliquez sur "Options/Variantes" afin que le titre devienne une option/variante

3- Saisissez normalement vos ouvrages, vos lignes seront surlignées en jaune, pour signifier qu'elles sont bien des options/variantes
Le titre passera directement la quantité à 0, afin que l'option ne compte pas dans le devis

Le montant du titre ne sera pas intégré au devis :

Lors du passage a la facturation, à la suite de l'acceptation de votre devis, une pop-up apparaitra pour valider le fait de conserver l'option/variante, afin qu'elle puisse être comptabilisée dans votre facturation.

Si vous validez cette option/variante celle-ci sera alors comptabilisée dans votre facturation.

7️ TVA multiple

Il est possible de définir différents taux de TVA dans le même devis :

Pour modifier la TVA d'une seule ligne, cliquez sur le taux de TVA en bout de ligne, et choisissez le taux à appliquer.
Pour modifier la TVA de toutes les lignes d'un titre, ou d'un sous-titre, cliquez dans la colonne TVA au niveau du titre ou du sous-titre, et choisissez le taux. Il sera appliqué à toutes les lignes de ce titre ou de ce sous-titre en une seule fois.
Pour modifier la TVA de tout le document, rendez-vous dans l'onglet pied du devis.

💡 Cliquez ici pour en savoir plus sur les mentions légales à associer aux taux de TVA.

8️ Saisir une remise

👉 Cliquez sur le symboleà gauche du prix unitaire, puis saisissez le taux de remise à appliquer (10% par exemple) ou saisissez directement le prix unitaire remisé.

Si vous utilisez nos modèles proposés par défaut pour imprimer/envoyer vos devis, une colonne "Prix unitaire" et "Remise" seront automatiquement affichées pour mettre en valeur cette remise accordée. Vous pourrez modifier cet affichage en personnalisant vos modèles de document :

👉 Pour appliquer une remise globale, rendez-vous dans l'onglet pied du devis.

9️ Ajouter des images

Le logiciel a bien sûr prévu l'ajout de votre logo sur vos documents commerciaux, cela est inclus dans votre licence, quelle qu'elle soit.

Mais si vous souhaitez rendre votre devis encore plus attractif, en ajoutant une ou des images, illustrant vos travaux dans vos devis, cela est possible avec le module complémentaire "Galerie d'images".

Cliquez ici pour découvrir ce module, apprendre à insérer des images, et même automatiser leur ajout au devis !

Mise en forme des lignes & Traitement de texte

Lorsque vous sélectionnez, ou ajoutez une ligne à votre devis, un traitement de texte est immédiatement disponible :

Utilisez cet éditeur de textes pour mettre du texte en gras, changer sa taille, sa couleur, et toutes les autres fonctionnalités habituelles de traitement de texte.

Utilisez ce même éditeur pour ajouter une image, un tableau de données ou même un lien hypertexte.

Astuces :

👉 La mise en forme d'un titre ou sous-titre s'effectue depuis vos modèles de document.

👉 Pour que toutes vos lignes adoptent une même mise en forme, programmez-la également depuis vos modèles de document. Une fois programmée, la mise en forme peut toujours être modifiée directement au devis, modification qui sera alors prioritaire à l'envoi / impression du devis.

Activer / Désactiver l'éditeur de lignes

Cliquez sur le bouton à droite de l'entête de colonne "Désignation"
Cochez ou décochez simplement la case "Éditeur de texte".

Apprenez à utiliser chaque fonction de ce menu :

1️ Ajout rapide d'une ligne d'ouvrage au devis

Cliquez simplement sur "Ajouter" pour qu'une ligne d'ouvrage apparaisse, prête à accueillir votre saisie ou recherche.

2️ Ajout de titre, ligne, commentaire, saut de page

Ce menu vous permet d'ajouter :

Un titre puis un sous-titre
Une ligne d'ouvrage, mais il est plus simple de cliquer directement sur le bouton "Ajouter"
Un commentaire
Un saut de page

💡 Ajoutez différents types de lignes pour organiser et rendre clair et attractif votre devis.

3️ Recherche rapide ou avancée

Ajoutez rapidement un ouvrage, un élément, un texte à votre devis :

Dans la liste déroulante du menu de ligne, sélectionnez une bibliothèque de recherche
Saisissez les premières lettres de l'identifiant ou du libellé de l'élément à ajouter au devis et sélectionnez-le dans la liste proposée

Recherchez précisément un ouvrage, un élément, un texte à ajouter au devis, depuis les bibliothèques logiciel ou BatiChiffrage©.

Apprendre à utiliser la recherche avancée.

4️ Copie de ligne

Copiez à l’identique la ligne sélectionnée, qui se placera alors juste en dessous.

5️ Suppression de ligne, de titre/sous-titre et de son contenu

Supprimez la ligne sélectionnée.

Si la ligne à supprimer est un titre ou un sous-titre, c’est l’intégralité des lignes qui y sont incluses qui sera supprimée. Pour ne supprimer que le titre, il vous faudra d’abord déplacer les lignes incluses.

6️ Minutes de calcul - Calculatrice de quantité avancée

Calculez facilement et efficacement vos quantités, surfaces ou volumes par exemple. Enregistrez vos variables et opérations, le logiciel calcule et insère pour vous la quantité à indiquer au devis.

Pour en savoir plus, cliquez ici.

7️ Déplacement de ligne

Deux options s'offrent à vous pour organiser votre devis :

Déplacez la ligne sélectionnée, vers le haut ou vers le bas, au sein d’un même titre/sous-titre.

Déplacez la ligne sélectionnée à l’endroit souhaité dans votre document :

avant ou après la ligne sélectionnée, au sein du même titre/sous-titre
dans le contenu d’un autre titre/sous-titre pour la comptabiliser

Cas pratiques en cas de difficulté :

👉 La numérotation des lignes du devis & facture est incohérente

👉 Le titre ou sous-titre du devis & facture est à 0 !

👉 Le total du titre & sous-titre est incorrect

Cliquez ici pour savoir comment faire.

8️ Enregistrement d’un ouvrage dans votre bibliothèque

Constituez votre bibliothèque d'ouvrages tout en saisissant vos devis, et devenez rapidement plus efficace dans vos chiffrages.

Ce bouton permet :

D'enregistrer un ouvrage saisi manuellement au devis, ou importé.
Celui-ci sera ajouté à votre bibliothèque d’ouvrages, et réutilisable / modifiable à l'infini
D'enregistrer la modification d'un ouvrage ajouté depuis votre bibliothèque (mise à jour).
Les modifications enregistrées seront : libellé, identifiant, unité et prix de vente

Lors de la mise à jour d'un ouvrage, les modifications du prix d'achat et de vente des éléments composant l'ouvrage (fournitures, main d'oeuvre, ...) ne seront pas enregistrées.

Ainsi, le prix de vente de l'ouvrage mis à jour en bibliothèque ne tient plus compte des éléments qui le composent et donc des marges permettant son chiffrage (calcul du prix de vente).

Pour mettre à jour les données d'un élément, faites-le depuis la bibliothèque d'éléments : Vos ouvrages contenant cet élément seront alors mis à jour et verrons leur prix évoluer, tenant compte de la nouvelle composition (déboursé, marge), pour vos futurs ajouts au devis.

⚠️Les ouvrages ajoutés à vos devis avant la mise à jour ne seront pas modifiés.