📎Révision de devis, Copie & Fusion, Avenant & Suppression
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Vous êtes souvent amené à proposer à votre client une, deux, trois versions d'un même devis, en modifiant à chaque fois une prestation, une quantité, un prix....
La solution qui paraît la plus simple est de modifier à chaque fois le devis original. Mais comment faire si au bout de la 4ème version, le client préfère finalement la première.... que vous avez modifié 3 fois ?
ProGBat permet de créer des révisions, c'est à dire plusieurs versions différentes d'un même devis.
Ainsi, plutôt que de modifier le devis original, créez autant de révisions que nécessaire, jusqu'à la décision finale de votre client.
👉 A partir du devis, cliquez à droite de la page sur "À partir du devis", et choisissez "Nouvelle révision" :
Une nouvelle révision est immédiatement créée. C'est une copie exacte du devis :
La révision porte le même numéro que le devis initial
Un numéro de révision est ajouté automatiquement à la fin du numéro du devis, et sera clairement affiché sur le devis imprimé
Une date de révision est également ajoutée automatiquement, que vous pouvez bien sur modifier
Dans le cadre "Révisions" à droite de la page, vous pouvez facilement naviguer entre l'original et les différentes versions.
⚠️ En acceptant, ou en facturant une des révisions, toutes les autres révisions passeront automatiquement au statut "refusé".
⚠️ Si vous souhaitiez utiliser une révision pour proposer des travaux supplémentaires, ce n'est pas le bon moyen : il vous suffit de faire un avenant.
⚠️ Il est déconseillé de supprimer une révision : modifiez-la simplement. En effet, si vous supprimez une révision n°2 par exemple, la nouvelle révision créée par la suite portera le n°3. Si vous êtes dans cette situation, copiez votre devis initial et recréez votre révision n°1 pour établir votre révision n°2.
Il est parfois utile de copier un devis existant, pour un nouveau client par exemple, pour des travaux similaires.
👉 A partir du devis, cliquez à droite de la page sur "À partir du devis", et choisissez "Copier ce devis".
ProGBat vous propose :
De copier le devis pour le même client et le même chantier. Dans ce cas, il est généralement préférable de créer une révision, comme expliqué ci-dessus.
De copier le devis pour un client existant, ou un nouveau client.
Contrairement à la révision de devis, la copie crée un nouveau devis avec un nouveau numéro, et totalement indépendant du devis original.
Si vous copiez régulièrement un même devis pour différents clients, il est possible de créer un devis type.
Vous avez émis plusieurs devis pour votre client, et vous ou votre client souhaitez que ces devis apparaissent sur la même facture.
Si une facture a déjà été validée à partir d'un de ces devis, il vous suffira alors simplement d'ajouter les autres devis à la facturation, comme s'il s'agissait d'avenants.
Si aucun devis n'a encore été facturé :
1️ Ouvrez un des devis à fusionner
2️ Cliquez à droite de la page sur "Import/Export", puis choisissez "Créer un devis type". Donnez-lui un identifiant afin de le retrouver facilement, et enfin validez
Pour en savoir plus sur les devis-type, cliquez ici.
3️ Recommencez l'opération avec tous les devis à fusionner, excepté un, qui servira de "support" pour réunir tous les devis
4️ Ouvrez le devis "support" évoqué dans le point 3 ci-dessus
5️ Cliquez à droite de la page sur "Import/Export", puis choisissez "Importer un devis type". Saisissez les premières lettres de l'identifiant d'un des devis-type créer pour la "fusion", et enfin validez : Le contenu du devis-type est intégré au devis "support"
6️ Recommencez l'opération avec tous les devis à fusionner.
Un avenant est un devis que l'on réalise en cours de chantier, et qui vient modifier le devis initial :
Travaux supplémentaires
Modifications de quantités
Plus ou moins values, modifications de prestations, etc...
Ne faites jamais de travaux supplémentaires sans réaliser préalablement un avenant, signé et accepté par le client.
Ceci évitera tout conflit et toute discussion au moment du règlement de la facture finale.
1️ Ouvrez le devis initial
2️ Cliquez à droite de la page sur le bouton "A partir du devis", et choisissez "Créer un avenant". Un nouveau devis sera créé, pour le même client, et le même chantier
3️ Saisissez le contenu de votre avenant, comme pour un simple devis.
👉 Pour que votre avenant "annule" un ouvrage du devis initial :
ajoutez ce même ouvrage (ou saisissez librement un libellé)
saisissez une quantité ou un prix en négatif
4️ En revenant sur la liste des devis, vous constaterez que ce nouveau devis a une étiquette "Avenant"
💡 Vous pouvez également créer simplement un devis pour le même client et le même chantier que le devis initial, il se trouvera alors dans la liste des avenants à facturer.
Cliquez ici.
Pour supprimer un devis, vous devez cliquer (ou taper "entrée") sur le bouton rouge "Supprimer le devis", il n'y a pas d'autre possibilité.
ProGBat vous alerte alors sur l'action demandée, et vous demande de confirmer votre volonté de supprimer ce devis.
Une fois supprimé, ce devis peut, sous certaines conditions techniques, être récupéré par notre équipe technique.
Cette récupération sera alors facturée selon le temps passé par l'équipe technique sur cette action dédiée à vous seul(e).
Pour éviter cela, il est recommandé de toujours prendre une minute lorsque le logiciel vous demande une confirmation : c'est qu'il s'agit d'une action importante.
Un doute ? Posez-nous votre question avant d'agir ! Ouvrez le menu "Assistance > Support technique", ou contactez simplement votre revendeur ProGBat 😉
