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Migrer vers ProGBat

Vous utilisiez Excel, ou un autre logiciel de devis / facturation, et vous souhaitez migrer vers ProGBat?

Voici comment récupérer vos données principales, et assurer la continuité de votre activité, en seulement 4 étapes !

1️
Importer vos fichiers de tiers (clients, fournisseurs, etc)

Vous pouvez très simplement importer vos fichiers depuis votre ancien logiciel, ou Excel.
Cliquez ici pour savoir comment procéder.

2️
Importer vos bibliothèques de prix, ou tarifs fournisseurs

👉
Importer un catalogue fournisseur, avec ses tarifs

Cliquez ici pour savoir comment procéder.

👉
Importer vos fichiers de fournitures et/ou d'ouvrages

Cliquez ici pour savoir comment procéder.

3️
Importer vos devis et factures

👉
Importer vos devis

L'intérêt est de pouvoir facturer un devis réalisé sur votre ancien logiciel, sans avoir à le ressaisir.
Reportez-vous au point
4️
, ci-dessous, pour savoir comment procéder.

👉
Importer vos factures

Le logiciel est conforme à la loi de finance de 2016, dite loi anti-fraude à la TVA de 2018 (pour la France).
L'application de cette loi ne permet pas d'importer des factures qui n'ont pas été réalisées sur notre propre système.
Mais nous avons bien sûr prévu la possibilité pour vous de poursuivre votre facturation démarrée sous votre ancien logiciel.
Reportez-vous au point
4️
, ci-dessous, pour savoir comment procéder.

4️
Poursuivre ma facturation, commencée sur mon ancien logiciel

Cas 1 : Un devis a été créé et accepté sous mon ancien logiciel, mais il n'a pas encore été facturé

Cas 2 : Un acompte a déjà été facturé sur mon ancien logiciel

Vous avez émis une facture d'acompte sous l'ancien logiciel et vous devez déduire cet acompte de votre prochaine facture :

👉
Cas 2 - Situation 1 : Vous débutez sous ProGbat et vous êtes encore en mode "Test" sous le logiciel (Vous n'avez pas encore validé de facture en mode "réel")

  • Créez le devis sous ProGBat, et importez son contenu.
    Vous pouvez à la place le ressaisir manuellement, si vous préférez.
  • Depuis le devis, cliquez à droite de la page sur le bouton "Facturer", et choisissez "Facture d'acompte"
  • Saisissez le montant de l'acompte
  • Validez cette facture en mode "Test / Apprentissage"
Astuce : Saisissez et validez en mode "test" toutes vos factures d'acompte saisies sous votre ancien logiciel, et non encore déduites, avant de valider une facture en mode "réel". Si vous avez déjà validé une facture en mode "réel", reportez-vous au Cas 2 - Situation 2 juste au dessous pour savoir comment déduire vos acomptes
👇
  • Vous pourrez poursuivre votre facturation en validant vos factures suivantes en mode "réel"

👉
Cas 2 - Situation 2 : Vous avez déjà validé au moins une facture en mode "réel" sous votre compte ProGBat

Ne recréez pas la facture d'acompte en mode "réel" sous ProGBat ! Il a déjà été comptabilisé sur votre ancien logiciel, et la déduction de l'acompte, effectuée comme indiqué ci-dessous, suffira à sa gestion comptable :
  • Créez le devis sous ProGBat, et importez son contenu.
    Vous pouvez à la place le ressaisir manuellement, si vous préférez.
  • Créez votre facture de travaux, sur lequel vous allez déduire votre acompte : Depuis le devis, cliquez à droite de la page sur le bouton "Facturer", et choisissez "Facture de travaux"
  • Dans le pied de la facture, cliquez sur le petit crayon à côté du cadre "Déductions"
  • Saisissez le montant à déduire

Cas 3 : Une ou plusieurs situations de travaux ont été facturées, pour un même chantier, sous mon ancien logiciel

Vous avez réalisé une ou plusieurs situations de travaux pour un chantier, sur Excel ou un autre logiciel, et souhaitez réaliser la prochaine situation sous ProGBat.
La procédure n'est pas compliquée, mais réclame toute votre attention. Suivez-bien toutes les étapes :

1️
Importez le contenu du devis :

  • Créez le devis sur le logiciel, et importez son contenu.
    Vous pouvez à la place le ressaisir manuellement, si vous préférez.
  • Bien entendu, vous pouvez importer le contenu de votre dernière situation, comme s'il s'agissait d'un devis.

2️
Réalisez une situation de travaux "Test", qui sera la copie conforme de votre dernière situation créée sur votre ancien logiciel :

  • Ouvrez la liste des factures
  • Cliquez sur "Nouvelle facture"
  • Choisissez "Situation de travaux réalisée sur un autre logiciel"
  • Choisissez le devis correspondant à cette situation, et créez la facture
    ⚠️
    Mettez à jour le numéro de la situation, c'est à dire le numéro de la dernière situation réalisée sur votre ancien logiciel
  • Saisissez les avancements de la dernière situation réalisée sur votre ancien logiciel
  • Finalisez la facture :
    ⚠️
    ProGBat vous précise que cette facture ne sera pas comptabilisée. En effet, elle sert juste de support à la prochaine situation que vous réaliserez sur le logiciel. La facture est validée en mode "Test", elle ne sera pas comptabilisée dans votre Chiffre d'affaires.

3️
Réalisez la situation suivante sur le logiciel :

  • Ouvrez la situation de travaux "Test", et créez une nouvelle situation
  • Mettez à jour les avancements, contrôlez et finalisez la facture
  • Le logiciel vous proposera de continuer en mode apprentissage, ou de passer en mode réel, car la facture précédente est une facture de test :
    ⚠️
    Passez en mode réel, la facture est ainsi validée en mode "réel", et tiendra bien compte de l'avancement précédent.