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Documents privés
La gestion des documents privés (devis, factures, commandes, factures d'achat,...) permet d'en restreindre la modification & suppression, à ces seuls utilisateurs :
  • Créateur du document
  • Chargé d'affaire saisi au document
  • Administrateurs du compte
  • Tout utilisateur ayant un rôle que vous avez paramétré pour gérer les documents privés
👉
Vous êtes assurés que le document sera géré uniquement par les personnes concernées !
Très prochainement : Il vous sera également possible de rendre privé les documents d'achat (y compris les commandes).
Tout autre utilisateur pourra accéder à ce document, mais ne pourra bien sûr ni le modifier, ni le supprimer :
La gestion des documents privés est une évolution de la gestion des droits utilisateurs, donc incluse dans cette option.

Activer un "document privé"

Vous pourrez rendre privé un document :
👉
Lors de la création d'un document
👉
Lors de la saisie d'un document

​​Permettre la gestion des documents privés, à d'autres utilisateurs

Chaque rôle créé sous ProGBat peut être modifié pour permettre la gestion des documents privés, ou de certains documents privés :
1
Ouvrez le menu "Administration > Utilisateurs", puis cliquez sur le bouton "Gestion des droits"
2
Si le rôle personnalisé existe déjà : Cliquez sur le rôle pour le paramétrer
3
Cochez les permissions parmi :
  • Modifier / supprimer les devis privés (des autres utilisateurs)
  • Modifier / supprimer les factures privées (des autres utilisateurs)
4
Enregistrez.
Les utilisateurs ayant ce rôle pourront alors agir sur les documents privés créés et rendus privés par d'autres utilisateurs.

🆘
Changer l'affectation d'un document privé

En changeant le chargé d'affaire choisi dans l'en-tête d'un document, l'ancien chargé d'affaire ne pourra plus modifier ni supprimer le document, le nouveau chargé d'affaire le pourra.