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Gestion & Saisie des heures
ProGBat permet de saisir les heures de vos compagnons, et de les ventiler par chantier.
Les heures peuvent ĂȘtre saisies "au bureau", sur la base de relevĂ©s d'heures papier, mais aussi par vos salariĂ©s eux-mĂȘmes, en sortant du chantier, directement sur leur smartphone.
Les heures saisies sont automatiquement valorisées sur vos chantiers, pour en suivre la rentabilité.
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Saisie des heures "au bureau"

La page de saisie des heures se présente sous la forme d'un tableau affichant tous les jours du mois, et tous les salariés en contrat dans l'entreprise sur le mois affiché :
Par exemple, si le contrat d'un salarié ou d'un personnel intérimaire se termine le 31 Mars, le salarié sera affiché dans le tableau du mois de Mars, mais plus dans le tableau du mois d'Avril.
Pensez donc bien à mettre à jour les dates de début et de fin de contrats de vos personnels afin d'éviter les lignes inutiles.
Chaque chantier se verra attribuer une couleur différente : En cliquant sur le bouton "Légende", vous affichez la liste des chantiers de la page, avec leurs couleurs respectives.
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Saisir une ou plusieurs journées

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1
Placez la souris dans la cellule correspondant au premier jour de la période à saisir et au salarié, et cliquez sur le bouton
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2
Le formulaire s'affiche, pré-rempli avec les heures "habituelles" de ce salarié, définies dans sa fiche personnel :
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3
La date sélectionné au départ est indiquée.
Votre salariĂ© Ă  passĂ© toute la semaine sur le mĂȘme chantier, et a fait les mĂȘmes horaires chaque jour ? SĂ©lectionnez une plage de dates : du ...... au .......
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4
Choisissez et sélectionnez le chantier
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5
Modifiez éventuellement les horaires effectués par ce salarié
  • Vous pouvez bien sĂ»r saisir 4 heures sur un chantier, et faire une nouvelle saisie de 4 heures le mĂȘme jour pour la mĂȘme personne, mais sur un autre chantier.
  • Si vous dĂ©finissez une plage de 15 jours par exemple, les week-end et jours feriĂ©s ne seront pas pris en compte, sauf si vous cochez la case "Inclure les jours non ouvrĂ©s".
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6
Enregistrez, la saisie va ĂȘtre automatiquement dupliquĂ©e sur tous les jours demandĂ©s.
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Saisir une absence

Pour saisir une journée ou période d'absence, cochez la case "Absence", puis choisissez ou saisissez librement le motif d'absence :
Le champ "heures" reste modifiable : vous pouvez donc par exemple, pour la mĂȘme personne et le mĂȘme jour, saisir 4 heures sur un chantier, et 3 heures d'absence.
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Motifs d'absence :
ProGBat propose des motifs d'absence par défaut. Mais vous pourrez saisir librement de nouveaux motifs d'absence, qui figureront dorénavant dans le menu déroulant, et que vos compagnons pourront choisir lors de leur saisie sur smartphone.
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Modifier une saisie

Cliquez simplement sur la vignette colorée pour afficher le formulaire, et modifier ou supprimer votre saisie.
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Consulter & Exporter les heures saisies

Vous pouvez consulter et exporter la liste, filtrée par salarié par exemple :
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1
Ouvrez le menu "DĂ©penses > Saisie des heures"
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2
Cliquez sur le bouton "Visualiser en liste", en haut de page
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3
Cliquez sur la roue crantée
en haut de la liste des heures saisies pour ajouter les colonnes Ă  afficher / exporter
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4
Vous pouvez maintenant filtrer votre liste pour afficher/exporter les heures d'un chantier, d'un salarié, d'une période, etc...
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5
Cliquez sur l'icÎne de téléchargement
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Saisie des heures par les compagnons

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Gain de temps ! Le logiciel permet Ă  vos salariĂ©s (compagnon) de saisir eux-mĂȘmes leurs heures depuis leur smartphone, tablette ou ordinateur (Option Ă  souscrire).
Ainsi, vous n’aurez plus qu’un travail de vĂ©rification et de validation des heures Ă  effectuer.
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💡
Testez de suite cette option : selon votre licence, le premier compagnon vous est offert !
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👉
Les compagnons ont accùs à l'application uniquement si vous leur en avez donner l'accùs​
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👉
Ils ont un accÚs strictement limité aux fonctionnalités d'emploi du temps et de saisie des heures
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👉
Ils n'ont pas accĂšs Ă  la liste des chantiers de l'entreprise
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👉
Il suffit de décocher l'accÚs dans la fiche personnel pour que ce compagnon n'ait plus accÚs à l'application.
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Etape 1 : Donner l'accĂšs Ă  la saisie des heures

Pour que vos salariés puissent saisir leurs heures, il faut leur en autoriser l'accÚs, depuis la fiche personnel :
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1
Ouvrez le menu "DĂ©penses > Personnel"
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2
Cliquez sur le bouton "Nouvel employé" pour créer votre compagnon
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3
Remplissez les informations du compagnon (Pour savoir comment compléter ce formulaire, cliquez ici), puis, suivez bien ces 3 consignes :
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Votre compagnon n'est pas un utilisateur du logiciel Ă  proprement parler, ne le liez pas
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Votre compagnon n'est pas non plus un personnel administratif, ne cochez pas cette case
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Renseignez son adresse mail dans ses coordonnées, puis cochez la case "Ce salarié peut saisir ses heures", et enfin confirmez
Attention : l'adresse mail doit dĂ©jĂ  ĂȘtre crĂ©Ă©e (exister) avant cette procĂ©dure.
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4
Le salarié recevra automatiquement un mail, avec un lien d'activation à l'adresse indiquée
Le mail semble ne pas arriver ? Vérifiez dans les mails indésirables/Spams, ou bien dans la catégorie "Promotions" de sa boßte de réception s'il s'agit d'une adresse Gmail.
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5
En cliquant sur le lien, le compagnon sera invité à créer son mot de passe personnel et sécurisé
Il bénéficiera alors d'un accÚs restreint à ProGBat, depuis smartphone, tablette ou ordinateur, pour visualiser son planning / ses affectations (voir ci-dessous), et saisir les heures qu'il a effectué chaque jour sur les différents chantiers.
Affectez ce salariĂ© au planning d'un chantier, avant mĂȘme qu'il y travaille :
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Depuis l'accÚs "compagnon" décrit ci-dessus, votre salarié aura connaissance de ses affectations sur chantiers, à l'avance
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✔
Lors de la validation de ses heures effectuées, pas besoin de sélectionner le chantier sur lequel ont été faites ces heures, puisque le chantier est déjà enregistré ! Gain de temps et d'organisation supplémentaires.
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Etape 2 : Saisie des heures sur l'application mobile

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L'interface de l'application mobile permet Ă  chacun de vos compagnons :
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De consulter son planning de la semaine, tel qu'il a été saisi "au bureau"
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✔
De voir avec qui il travaillera, sur chaque chantier
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✔
De consulter l'adresse des chantiers prévus, avec un lien vers Google Maps pour obtenir l'itinéraire automatiquement
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✔
De saisir facilement ses heures :
  • Soit en cliquant sur le bouton "Saisir mes heures" de l'emploi du temps
  • Soit en sĂ©lectionnant la date depuis le menu "Saisir mes heures"
Sur le formulaire de saisie des heures, le compagnon peut renseigner différents éléments :
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Le chantier :
Le compagnon n'a pas accÚs à la liste des chantiers : il aura uniquement le choix entre le chantier prévu (s'il a été affecté au planning du chantier), et "Autre chantier"
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Un commentaire :
Le travail effectué par exemple, ou bien le montant de frais exceptionnels, etc...
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👉
Les heures travaillées, et la pause repas :
Les horaires et durée de pause repas sont déjà pré-remplis selon les horaires renseignés dans la fiche personnel, mais sont bien sûr modifiables
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👉
Signaler une absence :
Le compagnon pourra également sélectionner le motif de cette absence.
Une fois les informations vĂ©rifiĂ©es, le compagnon n’a plus qu’à les enregistrer.

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Etape 3 : ContrĂŽle & Validation de la saisie des heures

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ProGBat vous permet de travailler selon 2 "vues" / configurations différentes !
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Vue "planning"

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1
Ouvrez le menu "DĂ©penses > Saisie des heures"
Lorsque des saisies d'heures sont en attente de validation, la couleur du chantier n'est pas pleine, comme le montre l'image ci-dessous :
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2
VĂ©rifiez les heures saisies par vos compagnons, en cliquant sur la vignette d'heures
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3
Validez la saisie en bout de ligne :
Une fois les heures d'un compagnon validĂ©es, elle ne pourront plus ĂȘtre modifiĂ©es par le compagnon sur l'application mobile. Mais vous pourrez encore modifier la saisie.
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⚠
Cliquer sur le bouton "Valider" en bout de ligne valide toutes les heures non encore validées. Pour une validation individuelle, par saisie, travaillez plutÎt sur la vue "en liste" (voir ci-dessous).
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Vue "en liste"

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1
Depuis le planning de saisie des heures, cliquez sur le bouton blanc "Vue en liste" en haut de page
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2
Vérifiez les heures saisies par vos compagnons, en cliquant sur la ligne concernée
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3
Cochez la / les saisies Ă  valider, puis cliquez sur le bouton bleu "Valider", en haut de page :
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Consulter & Exporter les heures

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Vous pouvez consulter et exporter la liste, filtrée par salarié par exemple :
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1
Ouvrez le menu "DĂ©penses > Saisie des heures"
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2
Cliquez sur le bouton "Visualiser en liste", en haut de page
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3
Cliquez sur la roue crantée
en haut de la liste des heures saisies pour ajouter les colonnes Ă  afficher / exporter
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4
Vous pouvez maintenant filtrer votre liste pour afficher/exporter les heures d'un chantier, d'un salarié, d'une période, etc...
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5
Cliquez sur l'icÎne de téléchargement
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