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Gestion & Saisie des heures, "au bureau"

ProGBat permet de saisir les heures de vos compagnons, et de les ventiler par chantier
Les heures peuvent être saisies "au bureau", sur la base de relevés d'heures papier, mais aussi par vos salariés eux-mêmes, en sortant du chantier, directement sur leur smartphone
Les heures saisies sont automatiquement valorisées sur vos chantiers, pour en suivre la rentabilité
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Saisir une ou plusieurs journées

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Manuellement

1
Placez la souris dans la cellule correspondant au premier jour de la période à saisir et au salarié, et cliquez sur le bouton
2
Le formulaire s'affiche, pré-rempli avec les heures "habituelles" de ce salarié, définies dans sa fiche personnel :
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La date sélectionné au départ est indiquée, et au besoin, modifiez la date de fin pour une saisies automatique sur plusieurs jours, semaines, ...
  • Vous pouvez bien sûr saisir des heures sur un chantier, et faire une nouvelle saisie d'heures sur un autre chantier, le même jour, pour le même salarié
  • Si vous définissez une plage de 15 jours par exemple, les week-end et jours feriés ne seront pas pris en compte, sauf si vous cochez la case "Inclure les jours non ouvrés"
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Choisissez et sélectionnez le chantier
5
Modifiez éventuellement les horaires effectués par ce salarié
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Enregistrez, la saisie va être automatiquement dupliquée sur tous les jours demandés.
💡
Si une saisie a déjà eu lieu sur la même journée / période, ProGBat identifie si un panier repas ou une pause repas ont déjà été pris, si c'est le cas, le logiciel affichera ce message :
  • Utiliser le calcul automatique :
Sur une même période saisie, le logiciel ne comptabilisera pas de panier repas ou de pause repas, si une autre saisie du jour en contient déjà. Le logiciel en comptabilisera bien sûr sur les jours de cette même période où il n'y a pas de panier repas ou de pause repas saisis.
  • Appliquer les données de la saisie :
La saisie sera dupliquée de façon identique, panier repas et pause repas inclus, même si une autre saisie du jour en contient.

👉
Transférer les affectations de personnel du planning de chantier, en saisie d'heures

1
Ouvrez le menu "Dépenses > Saisie d'heures" :
  • Si vous souhaitez transférer les heures de tous vos compagnons, sur une période donnée, cliquez sur le bouton "Importer les affectations de personnel"
  • Si vous souhaitez transférer les heures d'un compagnon sur une période donnée, survolez son nom, et cliquez sur le bouton
    qui apparaît :
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Un formulaire s'affiche, modifiez la plage de dates du transfert d'heures souhaité, puis validez
3
Les saisies sont créés automatiquement, reprenant fidèlement ce qui est indiqué sur la fiche de chaque salarié concerné par le transfert
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Utilisez donc cette fonctionnalité uniquement quand elle vous permet de gagner du temps : lorsque la saisie est identique à la fiche de chaque salarié.
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Si une saisie a déjà été effectuée sur les mêmes dates que le transfert demandé, le logiciel complétera la saisie existante lors du transfert, tenant compte des paniers repas et indemnités de déplacement déjà indiqués, mais... Cela vous forcera à vous assurer que cette saisie totale est bien correcte, il n'est donc pas conseillé d'effectuer un transfert d'heures sur une saisie déjà existante.

Saisir une absence

Pour saisir une journée ou période d'absence, cochez la case "Absence", puis choisissez ou saisissez librement le motif d'absence :
Le champ "heures" reste modifiable : vous pouvez donc par exemple, pour la même personne et le même jour, saisir 4 heures sur un chantier, et 3 heures d'absence.
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Motifs d'absence :
ProGBat propose des motifs d'absence par défaut. Mais vous pourrez saisir librement de nouveaux motifs d'absence, qui figureront dorénavant dans le menu déroulant, et que vos compagnons pourront choisir lors de leur saisie sur smartphone.

Modifier & Supprimer une saisie

Cliquez simplement sur la vignette colorée pour afficher le formulaire, et modifier ou supprimer votre saisie.
💡
Pour appliquer une modification à toute une plage de dates, en une saisie :
  • Cliquez sur la vignette du premier jour de la plage à modifier
  • Modifiez la date de fin de la plage de dates souhaitée
  • Saisissez vos modifications, ou cliquez sur "Supprimer" si vous souhaiter supprimer toutes ces saisies, puis validez.

Consulter & Exporter les heures

1⃣
Visualiser les heures sur le planning

👉
La page de saisie des heures recense tous les salariés en contrat dans l'entreprise sur la période affichée : Par exemple, si le contrat d'un salarié ou d'un personnel intérimaire se termine le 31 Mars, le salarié sera affiché dans le tableau du mois de Mars, mais plus dans le tableau du mois d'Avril. Pensez donc bien à mettre à jour les dates de début et de fin de contrats de vos personnels afin d'éviter les lignes inutiles
👉
Chaque chantier est distingué par une couleur différente, modifiable depuis la fiche chantier. La "Légende" des différents chantiers s'affiche et s'alimente automatiquement, à droite du planning
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Le nombre d'heures effectivement travaillées, c'est-à-dire déduction faite de la pause repas, s'affiche sur chaque saisie
👉
Les icônes
et/ou
apparaissent lorsqu'un panier repas et/ou une indemnité de déplacement ont été saisis
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Les vignettes de saisie dont la couleur n'est pas "pleine" :
, sont des heures saisies par vos compagnons sur leur mobile, et sont à valider
👉
Survolez la vignette de saisie d'un jour pour en voir les détails :
  • Identifiant du chantier et lot de travaux
  • Nombre d'heures effectivement travaillées :
    -> Sur cette saisie
    -> Sur la journée
    -> Sur la semaine
Déduction faite des pauses repas.

2⃣
Consulter & Exporter les heures, en liste

Vous pouvez consulter et exporter la liste des heures, filtrée par salarié par exemple :
1
Ouvrez le menu "Dépenses > Saisie des heures"
2
Cliquez sur le bouton "Visualiser en liste", en haut de page
3
Cliquez sur la roue crantée
en haut de la liste des heures saisies pour ajouter les colonnes à afficher / exporter
4
Vous pouvez maintenant filtrer votre liste pour afficher/exporter les heures d'un chantier, d'un salarié, d'une période, etc...
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Cliquez sur l'icône de téléchargement