2️⃣Contrats de Maintenance

Le module "Maintenance & Installations" de ProGBat vous permet de dresser et adresser vos contrats de maintenance, de les gérer et d'en assurer le suivi (personnalisation, reconduction, facturation, etc).

Créer & Reconduire un contrat de maintenance

💡 Paramétrez le format de numérotation de vos contrats de maintenance depuis le menu "Administration > Mon entreprise > Numérotation des documents".

👉 Création du contrat de maintenance

1️ Dans la fiche chantier, ouvrez l'onglet "Travaux", puis cliquez sur la vignette " Maintenance"

La vignette n’apparaît pas ? Il vous faut activer l'option "Maintenance & Installations", cliquez ici.

2️ Dans le pavé "Contrats", cliquez sur le bouton vert "Créer un contrat", un pop-up s'ouvre.

Choisissez simplement le matériel à couvrir par ce contrat, puis validez :

3️ Le contrat s'ouvre, complétez l'entête (durée du contrat, etc...)

4️ Dans l'onglet "Lignes", le matériel sélectionné s'affiche automatiquement en ligne de commentaire, il ne vous reste plus qu'à le chiffrer, exactement comme pour un devis, en recherchant dans votre bibliothèque, ou en saisissant librement :

Saisie libre : cliquez sur la disquette du menu de ligne pour enregistrer en bibliothèque directement depuis ce contrat, et réutiliser cette ligne dans de futurs contrats.

5️ L'onglet "Pied" vous permet de vérifier les totaux, ainsi que vos conditions de règlement : celles-ci ne s'afficheront pas au contrat, mais conditionneront la facturation (délai de règlement, etc...). Attention : Pensez à supprimer la retenue de garantie si elle s'inclut dans vos conditions de règlement par défaut.

6️ Créez une attestation de TVA simplifiée si nécessaire, en cliquant sur le bouton dédié à droite de la page

7️ Cliquez sur "Imprimer/Envoyer" pour prévisualiser et faire parvenir le contrat de maintenance à votre client

Si vous avez créé une attestation de TVA simplifiée, cochez la case correspondante à droite de la page de prévisualisation, pour la joindre à votre envoi au client.

Comme cela est indiqué sur notre modèle de contrat proposé par défaut (ci-dessus), inspiré du modèle proposé gratuitement par l'AFPAC et fourni à titre d'exemple : Ce contrat doit être personnalisé en fonction de votre métier et des spécificités de votre entreprise.

Pour personnaliser ce modèle de contrat de maintenance : Cliquez à droite de la page sur "Gérer les modèles".

8️ Faites parvenir le contrat de maintenance à votre client, exactement comme un devis.

💡 Optez pour la signature électronique de vos contrats de maintenance, pour un envoi, réception et archivage en un clic !

👉 Reconduction du contrat de maintenance

• Tacite reconduction : Depuis l'entête du contrat, au moment de sa constitution (avant facturation), cochez la case "Tacite reconduction".

• Reconduction manuelle : Ouvrez le contrat de maintenance à reconduire, puis cliquez sur le bouton dédié, à droite de la page.

Sera créé automatiquement un nouveau contrat de maintenance, pour le même client et même chantier, que vous pourrez modifier au besoin avant de le faire parvenir à votre client.

Consulter mes contrats de maintenance

💡 Cliquez sur la roue crantée en haut de chaque liste, et faites glisser à droite les colonnes que vous souhaitez afficher.

👉 Pour un même chantier

Dans la fiche chantier, ouvrez l'onglet "Travaux", puis cliquez sur la vignette " Maintenance" :

👉 Tous les contrats émis, tous chantiers confondus

Ouvrez la liste des devis, puis activez le filtre "Contrats de maintenance" :

⏳Bons d'intervention & Planification

4️⃣Facturer mes Installations & Interventions

1️⃣Enregistrer & Gérer mes Installations