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Factures d'Achat

ProGBat vous permet, grâce à la saisie de vos factures d'achat :
Le suivi de vos dépenses, et de vos échéances
L'analyse automatique et précise de la rentabilité de vos chantiers

La facture d'achat fait peau neuve !

Votre facture d'achat se crée bien sûr toujours de la même manière, mais elle vous permet à présent plus de précision, et une saisie toujours équilibrée par rapport à la facture fournisseur.
Une bonne nouvelle pour vous, et pour votre comptabilité, en seulement 3 étapes
😉
Lisez la suite !
👇

1⃣
Créer une facture d'achat

Vous pouvez créer une facture d'achat de 2 manières, depuis la liste des factures d'achat, ou depuis un bon de livraison :

Créer une facture d'achat, librement

1
Depuis le tableau de bord, cliquez sur l'icône Achats
dans les accès rapides, puis sur "Nouvelle facture d'achat"
2
Recherchez ou créez un fournisseur, un sous-traitant, ou un tiers d'une catégorie personnalisée.
Un formulaire s'ouvre :
Tout simplement : saisissez la date, le N°, le total TTC et la TVA indiqués sur votre facture fournisseur reçue, et validez.
Utilisez les tabulations pour saisir plus rapidement vos données :
3
Si des bons de livraison / de réception de travaux existent pour ce fournisseur, ProGBat vous propose de les sélectionner, pour les intégrer automatiquement à la facture, sinon, cliquez sur "Valider" :
La facture d'achat s'ouvre, reportez-vous au point
2⃣
plus bas pour voir comment la saisir.

Créer une facture d'achat, depuis un bon de livraison

1
Ouvrez le bon de livraison, puis Cliquez sur le bouton "Facturer"
2
Un formulaire s'ouvre : Les données sont déjà pré-remplies
Tout simplement : Vérifiez et modifiez au besoin la date, le N°, le total TTC et la TVA indiqués sur votre facture fournisseur reçue, et validez.
Utilisez les tabulations pour saisir plus rapidement vos données :
La facture d'achat s'ouvre
👇

2⃣
Saisir une facture d'achat

👉
Facturer un ou plusieurs bons de livraison / bons de commande

Vous pouvez rechercher un ou plusieurs bons de livraison / de réception de travaux, ou bien une commande, dans le champ de recherche :

👉
Facturer des achats sans commande, ni bon de livraison

Cliquez sur le bouton "Saisie directe" :
  • Choisissez un chantier, pour lui affecter les dépenses que vous allez saisir
  • Ou bien laissez le champ du chantier vide, si ces achats concernent votre stock.
Recherchez les éléments achetés existants en bibliothèque, ou saisissez-les librement
👇

👉
Saisir, consulter, modifier les lignes de la facture d'achat

Chaque bon de livraison, ou chaque saisie directe, est représentée par une section, dont l'entête reprend le n° de commande ou BL, et du chantier :
  • Cliquez sur le bouton "Tout afficher" en haut à droite pour ouvrir toutes les sections
  • Le bouton " Ajouter ligne " permet d'ajouter une nouvelle ligne d'achat
  • Le bouton " Ajouter titre " permet d'ajouter un titre si vous souhaitez organiser votre facture
  • Utilisez les flèches de déplacement en début de titre ou ligne pour organiser votre facture
  • Le bouton rouge
    , dans le bandeau de section, supprime la totalité de la section
  • La petite poubelle rouge
    en bout de ligne, supprime la ligne en question

3⃣
Équilibrer & Finaliser la facture d'achat

Le logiciel vous informe de suite, en cas de différence entre le total calculé grâce à vos saisies, et le total comptable indiqué sur la facture fournisseur. Le symbole
apparaît :

Que faire quand une facture est déséquilibrée ?

Cas n°1 : Il y a peut-être une erreur de saisie, ou les prix du fournisseur ont évolué.
👉
Vérifiez et modifiez simplement vos saisies en parcourant chaque section de la facture d'achat, y compris les totaux (Détails TVA, montant TTC) :
  • Si la facture est équilibrée, le symbole
    a été remplacé par le symbole
  • Si la facture est encore déséquilibrée de quelques centimes, reportez-vous au cas n°2 ci-dessous
Cas n°2 : Les arrondis sont calculés différemment par l'outil du fournisseur. Dans ce cas occasionnel, une différence de quelques centimes peut être constatée.
1
Cliquez simplement sur le bouton "Équilibrer" :
2
Une ligne est ajoutée dans le contenu la facture, pour équilibrer les montants :
3
Le montant calculé est enfin égal au montant comptable, la facture est équilibrée : le symbole
a été remplacé par le symbole
.

Finaliser la facture d'achat

La facture d'achat peut être finalisée si elle est équilibrée, pour être comptabilisée dans le prochain export comptable.
👉
Modifiez au besoin la date d'échéance (en bas de page) calculée par le logiciel selon les conditions de règlement renseignées.
👉
Cliquez ensuite simplement sur le bouton "Finaliser" :
Vous pourrez ensuite rectifier une saisie, même après l'avoir finalisée, en cliquant sur le bouton "Modifier".
👉
Tant qu'elle n'est pas finalisée, la facture est conservée dans la liste des factures d'achat, avec la mention "Brouillon" :