➖Import de fichier fournitures ou ouvrages

ProGBat permet d'importer un fichier de fournitures ou d'ouvrages en provenance d'un autre logiciel, ou de Excel par exemple, le tout en 2 étapes seulement.

⚠️ Prenez le temps nécessaire à parfaitement vérifier votre fichier, et surtout les données numériques. La moindre erreur rejettera l’importation ou importera des données erronées.

En cas de doute

Vous n’avez pas les "compétences" pour formater vos fichiers, ou vous avez peur de faire une mauvaise manipulation ?

👉 Contactez le support technique, ou votre revendeur, pour faire réaliser l'import de votre tarif fournisseur (sur devis).

Etape 1 - Préparez votre fichier

⚠️ Le fichier doit être au format Excel (.xlsx), ou csv (.csv)

1️ Ouvrez le fichier dans votre tableur

2️ Vérifiez que la première ligne contient des titres de colonnes, peu importe leur ordre !

Par exemple :

3️ Vérifiez ensuite les points suivants :

• Chaque ligne du fichier doit contenir un article (ou un ouvrage), aucune ligne ne doit être vide

• Il ne doit pas y avoir 2 (ou plusieurs) fois le même identifiant (code) article dans le fichier

• Les colonnes contenant des valeurs (prix) doivent être au format nombre, et ne contenir aucun symbole monétaire :

  1234.56

  1234.567

  1234,56

  1 234.56

  1 234.56 €

  € 1234.56

• Votre fichier ne doit pas contenir de "chaînages", les cellules ne doivent pas contenir de formules, et aucune cellule ne doit être liée à ou issue d'autres tableurs (tableaux croisés dynamiques par exemple).

  Sinon, copiez simplement votre fichier pour figer les valeurs et supprimer ces liaisons.

4️ Après avoir vérifié votre fichier, enregistrez-le.

Bon à savoir :

👉 Identifiant : Si vos articles ou ouvrages n'ont pas d'identifiant, un identifiant sera automatiquement créé par le logiciel.

👉 Marges : Si la colonne "Prix de vente" est absente ou vide, un prix sera calculé à partir du prix d'achat, en appliquant la marge que vous avez définie dans vos paramètres "Entreprise".

>>> Si vos marges sont identiques pour toutes vos fournitures ou ouvrages, et que vous souhaitez pouvoir modifier la marge "en masse" ultérieurement directement depuis ProGBat, n'indiquez pas de prix de vente, et laissez ProGBat le calculer selon la marge que vous avez définie dans vos paramètres "Entreprise".

>>> Si vos marges sont souvent différentes, indiquez les prix de vente, et vous pourrez au besoin mettre à jour vos prix, ce qui actualisera automatiquement la marge sous ProGBat.

👉 TVA : Si la colonne "Taux de TVA" est absente ou vide, c'est le taux de TVA sur achats par défaut qui sera appliqué (20% pour la France) Le taux de TVA n'est pas appliqué aux ouvrages, car il est défini au niveau du devis

👉 Comptabilité : Si les colonnes "Compte de vente" et "Compte d'achat" sont vides, c'est votre paramétrage comptable qui s'appliquera

Etape 2 - Importez votre fichier

1️ Ouvrez le menu "Gestion > Importer mes données", et sélectionnez le type Fournitures ou Ouvrages à gauche de la page :

2️ Recherchez votre fichier (au format .xlsx ou .csv)

3️ Par défaut, ProGBat considère que la première ligne contient des titres (en-têtes de colonnes). Si ce n'est pas le cas, décochez la case.

Généralement, vous n'avez pas à modifier le séparateur et l'encodage du fichier, sauf éventuellement si le fichier est issu d'un logiciel américain.

4️ Cliquez sur "Analyser le fichier"

5️ Faites correspondre les colonnes disponibles (colonne de gauche) avec les colonnes de votre fichier

6️ Cliquez sur le bouton "Suivant"

7️ Après vérification des données, Importez le fichier.

Mise à jour de vos prix

Il est parfois plus facile de réaliser une mise à jour de vos prix "en masse" sur Excel, plutôt que un par un dans ProGBat.

1️ Exportez la liste de vos éléments (fournitures) ou de vos ouvrages (s'ils ne sont pas composés, depuis la liste, ou depuis le menu "Gestion > Exporter mes données"

2️ Ouvrez le fichier exporté, dans Excel ou équivalent

Attention à l'encodage du fichier (aucun souci sur Excel à priori) : assurez-vous qu'à l'export, vos données comportent bien des accents comme sous ProGBat (é,è,à,...). Sinon, modifiez l'encodage de votre fichier sous le logiciel de tableur utilisé (en consulter la notice si besoin).

3️ Si vous avez exporté votre fichier d'éléments, supprimez les lignes de main d'oeuvre, location, outillage, sous-traitance

4️ Mettez à jour vos prix dans votre fichier

5️ Vérifiez votre fichier

6️ Réimportez le fichier dans le logiciel, tel qu'indiqué en haut de page, pour réaliser une mise jour automatique.