3️⃣Valider une facture
Cet article va vous permettre de :
✔️ Comprendre le rôle de la facture provisoire, en connaître les spécificités, de sa création à son impression
✔️ Finaliser une facture, voir dans quel cadre vous pourrez modifier la date d'une facture, et savoir comment préfixer un numéro de facture
✔️ Imprimer une facture finalisée, avec un récapitulatif du marché et des règlements, et/ou avec la mention "facture acquittée"
✔️ Créer un Décompte général et définitif (DGD)
✔️ Savoir comment et où sont archivées vos factures.
La facture provisoire
Toute nouvelle facture est toujours créée sous le statut "provisoire" :
👉 La facture provisoire peut-être modifiée et supprimée à tout moment
👉 Elle porte un numéro provisoire, commençant par le symbole "$", ce qui permet de la supprimer sans créer de "trou" dans votre numérotation comptable
👉 Elle n'est pas intégrée à votre chiffre d'affaires, et ne sera pas exportée comptablement
👉 Lorsque vous imprimez une facture provisoire, elle porte en filigrane la mention "Facture provisoire", conformément à la législation
👉 L'impression d'une facture provisoire permettra, par exemple, de faire valider les avancements de travaux par la maîtrise d'œuvre, avant de finaliser la facture pour règlement
Après avoir terminé et contrôlé votre facture provisoire, vous pourrez la "Finaliser".
Imprimer une facture en mode provisoire (brouillon)
Une facture est toujours créée en mode provisoire, comme expliqué ici.
A l'impression, la facture comporte un filigrane "Facture provisoire", conformément à la réglementation.
Cette facture peut être envoyée par mail ou imprimée, par exemple pour faire valider des avancement par la maîtrise d'oeuvre, avant de valider définitivement la facture.
Tant que la facture est en mode provisoire, vous pouvez librement choisir le modèle de facture à utiliser, et ajouter l'option "Avec récapitulatif" si vous le souhaitez.
Valider / Finaliser une facture
Vous avez terminé et contrôlé votre facture provisoire, vous devez maintenant la "Finaliser".
Cette action a pour but de donner à cette facture une date, un numéro et une échéance définitifs, et de l'intégrer dans le calcul de votre chiffre d'affaires.
Cette facture validée pourra être transmise à votre client, pour règlement.
Finaliser une facture provisoire est très simple :
1️ Ouvrez la facture provisoire
2️ Cliquez sur le bouton vert "Prévisualiser / Finaliser" en haut à droite de la page
3️ Votre facture s'affiche en PDF, avec la mention "Provisoire" en filigrane (obligation légale)
La facture ne s'affiche pas ou s'enregistre sur mon ordinateur au lieu de s'afficher, cliquez ici.
4️ Sélectionnez le modèle de facture qui vous convient
5️ Cliquez sur le bouton vert "Finaliser la facture"
6️ Vérifiez et modifiez éventuellement la date de la facture
7️ La date d'échéance de la facture est par défaut déterminée par le délai de règlement renseigné dans les conditions de règlement déterminées pour le chantier, le cas échéant pour le client, le cas échéant pour votre entreprise.
Si vous n'avez pas déterminé de délai de règlement, ProGBat opte pour un délai de règlement "comptant", et la date d'échéance sera alors égale à la date de finalisation de la facture. La facture sera alors considérée comme échue dès le lendemain, et votre taux d'impayé, mis en avant sur votre tableau de bord, augmentera.
Pour bien suivre vos échéances, paramétrez vos conditions de règlements, ou modifiez la date d'échéance avant de finaliser la facture.
8️ Finalisez votre facture, elle sera alors automatiquement archivée dans votre ProGBox
9️ Vous pouvez maintenant imprimer ou envoyer votre facture par mail à votre client.
Modifier la date d'une facture
Modifier la date d'une facture ne peut se faire qu'au moment de sa finalisation.
Une fois validée, la date de cette facture ne pourra pas être modifiée.
Selon la réglementation en vigueur, la date de la facture est par défaut la date du jour, ou au plus tôt, la date de la dernière facture réalisée.
Par exemple, si la dernière facture réalisée sous ProGBat est datée du 30 Mai, et que nous sommes le 1er Juin, la date par défaut sera le 1er Juin, mais vous pouvez dater votre facture au 30 ou au 31 Mai.
Dans certains cas, vous pourriez malgré tout être amené à contourner la règle, par exemple pour facturer une situation de travaux le 25 du mois, alors que vous avez déjà réalisé des factures de travaux depuis.
ProGBat permet de modifier la date réglementaire d'une facture, dans les limites suivantes : Il n'est pas possible :
de saisir une date ultérieure à la date du jour
de saisir une date égale ou antérieure à la dernière facture exportée en comptabilité
de saisir une date antérieure à 20 jours à la date de la dernière facture émise
de modifier la date dans le cas d'une correction de facture.
Il est important de savoir que ces modifications restent contraires à la réglementation, et qu'elles se font sous la responsabilité de l'utilisateur.
Comment préfixer un numéro de facture ?
Attention, le préfixage est à utiliser dans des cas très particuliers, vous ne devez généralement pas utiliser cette fonction.
Vous avez besoin de gérer plusieurs séries de facturation, selon qu'il s'agisse de dépannages ou de travaux par exemple.
Il vous faut tout d'abord autoriser le logiciel à proposer le préfixage des factures lors de leur validation :
1️ Ouvrez le menu "Administration > Mon entreprise"
2️ Sélectionnez la rubrique "Numérotation des documents"
3️ Cliquez sur "Factures clients"
4️ Cochez la case "Autoriser le préfixage des numéros de factures à la validation" :
Par la suite, au moment de la finalisation de la facture :
5️ En cochant la case "Préfixer le n° de facture", un champ apparaît devant le numéro de facture
6️ Ajouter le préfixe souhaité (par exemple "TRV" pour les factures de travaux, "DEP" pour les factures de dépannage, ...)
⚠️ Le compteur de numérotation de la facture sera modifié en fonction du préfixe, pour avoir une continuité de numérotation par série.
Archivage automatique des factures validées dans la ProGBox
Pour répondre à la réglementation, les factures que vous envoyez à vos clients doivent être archivées sur un système numérique, suffisamment sécurisé pour que ces documents soient inaltérables et conservés au moins 6 ans.
Le logiciel archive automatiquement le PDF de chaque facture validée dans la ProGBox, dans le dossier ".factures", que vous retrouvez dans le menu "Documents > Archives".
Imprimer une facture "validée"
Dès que vous validerez une facture (bouton "Finaliser la facture), elle sera réaffichée sans la mention provisoire, et automatiquement archivée dans la ProGBox.
Il n'est alors plus possible de changer de modèle de facture, ou d'ajouter une option, la facture est maintenant affichée depuis son archive, telle qu'elle a été finalisée et envoyée au client.
Récapitulatif des règlements et du marché
L'option "Avec récapitulatif" est disponible après validation de la facture.
En cochant la case "Récapitulatif des règlements et du marché", ProGBat ajoutera à la fin de la facture une page supplémentaire en annexe, comprenant :
👉 Le ou les règlements réalisés pour cette facture, et le restant dû à la date de l'édition
👉 Un récapitulatif du marché, avec :
L'ensemble des factures (acomptes, situations) du chantier
Leur état de règlement
Le montant des travaux restant à facturer
Le cumul des retenues de garanties
Le montant total restant dû au jour de l'édition.
Mention "Facture Acquittée"
Il est fréquent que votre client vous demande un duplicata de la facture avec la mention "Facture acquittée", certifiant que vous avez bien reçu son règlement total.
Après avoir saisi le règlement, imprimez votre facture, un filigrane "Facture Acquittée" sera ajouté automatiquement sur le document.
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