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Valider & Imprimer une facture
Cet article va vous permettre de :
Comprendre le rôle de la facture provisoire, en connaître les spécificités, de sa création à son impression
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Finaliser une facture, voir dans quel cadre vous pourrez modifier la date d'une facture, et savoir comment préfixer un numéro de facture
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Imprimer une facture finalisée, avec un récapitulatif du marché et des règlements, et/ou avec la mention "facture acquittée"
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La facture provisoire
Toute nouvelle facture est toujours créée sous le statut "provisoire" :
La facture provisoire peut-être modifiée et supprimée à tout moment
👉
Elle porte un numéro provisoire, commençant par le symbole "quot;, ce qui permet de la supprimer sans créer de "trou" dans votre numérotation comptable
👉
Elle n'est pas intégrée à votre chiffre d'affaires, et ne sera pas exportée comptablement
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Lorsque vous imprimez une facture provisoire, elle porte en filigrane la mention "Facture provisoire", conformément à la législation
👉
L'impression d'une facture provisoire permettra, par exemple, de faire valider les avancements de travaux par la maîtrise d'œuvre, avant de finaliser la facture pour règlement
👉
Imprimer une facture en mode provisoire (brouillon)
A l'impression, la facture comporte un filigrane "Facture provisoire", conformément à la réglementation.
Cette facture peut être envoyée par mail ou imprimée, par exemple pour faire valider des avancement par la maîtrise d'oeuvre, avant de valider définitivement la facture.
Tant que la facture est en mode provisoire, vous pouvez librement choisir le modèle de facture à utiliser, et ajouter l'option "Avec récapitulatif" si vous le souhaitez.
En mode provisoire, le numéro et la date de la facture ne s'affichent pas sur le document PDF. Ces informations seront à valider lors de la validation de facture.
Valider / Finaliser une facture
Vous avez terminé et contrôlé votre facture provisoire, vous devez maintenant la "Finaliser".
Cette action a pour but de donner à cette facture une date, un numéro et une échéance définitifs, et de l'intégrer dans le calcul de votre chiffre d'affaires.
Cette facture validée pourra être transmise à votre client, pour règlement.
Une facture validée ne pourra plus être supprimée. Si besoin, vous devrez l'annuler par un avoir automatique.
Finaliser une facture provisoire est très simple :
Ouvrez la facture provisoire
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Cliquez sur le bouton vert "Prévisualiser / Finaliser" en haut à droite de la page
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Votre facture s'affiche en PDF, avec la mention "Provisoire" en filigrane (obligation légale)
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Cliquez sur le bouton vert "Finaliser la facture"
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La date d'échéance de la facture est par défaut déterminée par le délai de règlement renseigné dans les conditions de règlement déterminées pour le chantier, le cas échéant pour le client, le cas échéant pour votre entreprise.
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Si vous n'avez pas déterminé de délai de règlement, le logiciel opte pour un délai de règlement "comptant", et la date d'échéance sera alors égale à la date de finalisation de la facture. La facture sera alors considérée comme échue dès le lendemain, et votre taux d'impayé, mis en avant sur votre tableau de bord, augmentera.
Pour bien suivre vos échéances, paramétrez vos conditions de règlements, ou modifiez la date d'échéance avant de finaliser la facture.
Cliquez ici pour apprendre à ajouter un récapitulatif du marché et des règlements, mais aussi pour ajouter la mention "acquittée" lors de l'impression d'une facture.
Modifier la date de facture
Selon la réglementation en vigueur, la date de la facture est par défaut la date du jour, ou au plus tôt, la date de la dernière facture réalisée.
Par exemple, si la dernière facture réalisée sur le logiciel est datée du 30 Mai, et que nous sommes le 1er Juin, la date par défaut sera le 1er Juin, mais vous pouvez dater votre facture au 30 ou au 31 Mai.
Dans certains cas, vous pourriez malgré tout être amené à contourner la règle, par exemple pour facturer une situation de travaux le 25 du mois, alors que vous avez déjà réalisé des factures de travaux depuis.
Le logiciel permet de modifier la date réglementaire d'une facture, dans les limites suivantes :
Il n'est pas possible :
- de saisir une date ultérieure à la date du jour
- de saisir une date antérieure à la dernière facture exportée en comptabilité
- de saisir une date antérieure à 20 jours à la date de la dernière facture émise
- de modifier la date dans le cas d'une correction de facture.
Il est important de savoir que ces modifications restent contraires à la réglementation, et qu'elles se font sous la responsabilité de l'utilisateur.
Comment préfixer un numéro de facture ?
Attention, le préfixage est à utiliser dans des cas très particuliers, vous ne devez généralement pas utiliser cette fonction.
Vous avez besoin de gérer plusieurs séries de facturation, selon qu'il s'agisse de dépannages ou de travaux par exemple.
Il vous faut tout d'abord autoriser le logiciel à proposer le préfixage des factures lors de leur validation :
Ouvrez le menu "Administration > Mon entreprise"
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Sélectionnez la rubrique "Numérotation des documents"
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Cliquez sur "Factures clients"
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Cochez la case "Autoriser le préfixage des numéros de factures à la validation" :
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Par la suite, au moment de la finalisation de la facture :
En cochant la case "Préfixer le n° de facture", un champ apparaît devant le numéro de facture
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Ajouter le préfixe souhaité (par exemple "TRV" pour les factures de travaux, "DEP" pour les factures de dépannage, ...)
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Le compteur de numérotation de la facture sera modifié en fonction du préfixe, pour avoir une continuité de numérotation par série.
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Archivage automatique des factures validées dans la ProGBox
Pour répondre à la réglementation, les factures que vous envoyez à vos clients doivent être archivées sur un système numérique, suffisamment sécurisé pour que ces documents soient inaltérables et conservés au moins 6 ans.
Le logiciel archive automatiquement le PDF de chaque facture validée dans la ProGBox, dans le dossier ".factures", que vous retrouvez dans le menu "Documents > Archives".
Imprimer une facture "validée"
Dès que vous validerez une facture (bouton "Finaliser la facture), elle sera réaffichée sans la mention provisoire, et automatiquement archivée dans la ProGBox.
Il n'est alors plus possible de changer de modèle de facture, ou d'ajouter une option, la facture est maintenant affichée depuis son archive, telle qu'elle a été finalisée et envoyée au client.
Récapitulatif des règlements et du marché
L'option "Avec récapitulatif" est disponible après validation de la facture.
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En cochant la case "Récapitulatif des règlements et du marché", le logiciel ajoutera à la fin de la facture une page supplémentaire en annexe, comprenant :
Le ou les règlements réalisés pour cette facture, et le restant dû à la date de l'édition
👉
Un récapitulatif du marché, avec :
👉
- L'ensemble des factures (acomptes, situations) du chantier
- Leur état de règlement
- Le montant des travaux restant à facturer
- Le cumul des retenues de garanties
- Le montant total restant dû au jour de l'édition.
Mention "Facture Acquittée"
Il est fréquent que votre client vous demande un duplicata de la facture avec la mention "Facture acquittée", certifiant que vous avez bien reçu son règlement total.
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Après avoir saisi le règlement, imprimez votre facture, un filigrane "Facture Acquittée" sera ajouté automatiquement sur le document.
Décompte général et définitif (DGD)
Le DGD, ou décompte général définitif, est un document indispensable dans le cadre de la réception des travaux. Il sert à mettre fin à l’exécution d’un marché de travaux, tant sur le plan juridique que financier. Ce document reprend l’ensemble des droits et obligations des parties, pour mettre un coup d’arrêt au solde des travaux.
Sous le logiciel :
Une fois la dernière facture / situation de travaux saisie, vérifiez bien que les informations du marché et les données de facturation sont correctes, car le DGD a vocation à figer juridiquement le marché
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Sur l'entête de la facture, cochez la case "DGD" :
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La mention "Décompte Général et Définitif" apparaîtra alors sur la facture, et vous pourrez la valider en l'état.
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Dernière mise à jour 3h ago
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Sommaire
La facture provisoire
Imprimer une facture en mode provisoire (brouillon)
Valider / Finaliser une facture
Modifier la date de facture
Comment préfixer un numéro de facture ?
Archivage automatique des factures validées dans la ProGBox
Imprimer une facture "validée"
Récapitulatif des règlements et du marché
Mention "Facture Acquittée"
Décompte général et définitif (DGD)