🎯Saisie des heures par les Compagnons & Chefs d'équipe
Gain de temps pour vous !
👉 ProGBat permet à vos salariés de saisir eux-mêmes leurs heures effectuées sur un chantier/une tâche, et/ou les heures de leur équipe, depuis leur smartphone, tablette ou ordinateur.
👉 Ainsi, vous n’aurez plus qu’un travail de vérification et validation des heures déjà saisies !
Facilité & Utilité pour vos compagnons !
Un compagnon, ou chef d'équipe, pourra :
✅ Consulter son planning de la semaine, tel qu'il a été saisi "au bureau"
✅ Voir avec qui il travaillera, sur chaque chantier
✅ Consulter l'adresse des chantiers prévus, avec un lien vers Google Maps pour obtenir l'itinéraire automatiquement
✅ Saisir facilement ses heures, et/ou celles de son équipe
La saisie des heures par les compagnons est une option disponible depuis votre boutique, ou auprès de votre revendeur ProGBat. Cette option est disponible en licence Premium, dans la mesure où il accompagne la gestion des achats, qui n'est disponible qu'en licence Premium.
💡 Testez de suite cette option : le premier compagnon vous est offert !
La saisie des heures par le(s) chef(s) d'équipe est accessible avec l'option "Saisies des heures par les salariés illimitée"
Etape 1 : Donner l'accès à la saisie des heures
Pour que vos salariés puissent saisir leurs heures, il faut leur en autoriser l'accès, depuis la fiche personnel :
1️ Ouvrez le menu "Dépenses > Personnel"
2️ Cliquez sur le bouton "Nouvel employé" pour créer votre compagnon
3️ Remplissez les informations du compagnon (Pour savoir comment compléter ce formulaire, cliquez ici), puis, suivez bien ces 3 consignes :
Attention : l'adresse mail doit déjà être créée (exister) avant cette procédure.
4️ Le salarié recevra automatiquement un mail, avec un lien d'activation à l'adresse indiquée
Le mail semble ne pas arriver ? Vérifiez dans les mails indésirables/Spams, ou bien dans la catégorie "Promotions" de sa boîte de réception s'il s'agit d'une adresse Gmail.
5️ En cliquant sur le lien, le compagnon sera invité à créer son mot de passe personnel et sécurisé
Il bénéficiera alors d'un accès restreint à ProGBat, mais adapté :
Un compagnon a accès à l'application uniquement si vous lui en avez donné l'accès
Il aura un accès strictement limité aux fonctionnalités d'emploi du temps et de saisie des heures
Ils n'ont pas accès à la liste des chantiers de l'entreprise, confidentialité oblige 😉
Il suffit de décocher l'accès dans la fiche personnel pour que ce compagnon n'ait plus accès à l'application.
💡 Affectez ce salarié au planning d'un chantier, avant même qu'il y travaille :
✔️ Depuis l'accès "compagnon" décrit ci-dessus, votre salarié aura connaissance de ses affectations sur chantiers, à l'avance
✔️ Lors de la validation de ses heures effectuées, vous n'aurez pas besoin de sélectionner le chantier sur lequel ont été faites ces heures, puisque le chantier est déjà enregistré.
Gain de temps et d'organisation supplémentaires !
Étape 2 : Saisie des heures sur l'application mobile
1️⃣ Saisie par les compagnons
L'interface de l'application mobile permet à chacun de vos compagnons :
✔️ De consulter son planning de la semaine, tel qu'il a été saisi "au bureau"
✔️ De voir avec qui il travaillera, sur chaque chantier
✔️ De consulter l'adresse des chantiers prévus, avec un lien vers Google Maps pour obtenir l'itinéraire automatiquement
✔️ De saisir facilement ses heures :
Soit depuis l'affichage "Emploi du temps" en cliquant sur le bouton "Saisir mes heures"
Soit en sélectionnant une date depuis le menu "Saisir mes heures"
Sur le formulaire de saisie des heures, le compagnon peut renseigner différents éléments :
👉 Le chantier :
Le compagnon n'a pas accès à la liste des chantiers : il aura uniquement le choix entre le chantier prévu (s'il a été affecté au planning du chantier), et "Autre chantier"
👉 Un commentaire :
Le travail effectué par exemple, ou bien le montant de frais exceptionnels, etc...
👉 Les heures travaillées, et la pause repas :
Les horaires et durée de pause repas sont déjà pré-remplis selon les horaires renseignés dans la fiche personnel, mais sont bien sûr modifiables
👉 Signaler une absence :
Le compagnon pourra également sélectionner le motif de cette absence.
Une fois les informations vérifiées, le compagnon n’a plus qu’à les enregistrer.
2️⃣ Saisie par le Chef d'équipe
💡 Gain de temps et d'organisation supplémentaires !
Définissez vos chefs d'équipe, pour leur permettre de saisir les heures des compagnons affectés aux mêmes chantiers que lui :
1️ Ouvrez le menu "Dépenses > Personnel"
2️ Ouvrez la fiche personnel du chef d'équipe, et cochez la case "Ce salarié peut saisir les heures de son équipe"
Il doit évidemment déjà être compagnon :
3️ Affectez ce chef d'équipe au planning d'un chantier, au même titre que son équipe :
Il devra alors simplement cliquer sur le jour de la saisie souhaitée, sélectionner les membres de son équipe pour lesquels appliquer les mêmes horaires et temps de pause, puis enregistrer :
👉 Les saisies enregistrées seront claires, et le nombre de saisies restant à effectuer est indiqué en orange sur chaque journée :
👉 Ces saisies seront bien sûr à valider, par un utilisateur du logiciel habilité, au bureau.
Etape 3 : Contrôle & Validation de la saisie des heures
ProGBat vous permet de travailler selon 2 "vues" / configurations différentes !
👉 Vue "planning"
1️ Ouvrez le menu "Dépenses > Saisie des heures"
Lorsque des saisies d'heures sont en attente de validation, la couleur du chantier n'est pas pleine, comme le montre l'image ci-dessous :
2️ Vérifiez les heures saisies par vos compagnons, en cliquant sur la vignette d'heures
3️ Validez la saisie en bout de ligne :
Une fois les heures d'un compagnon validées, elle ne pourront plus être modifiées par le compagnon sur l'application mobile. Mais vous pourrez encore modifier la saisie.
⚠️ Cliquer sur le bouton "Valider" en bout de ligne valide toutes les heures non encore validées. Pour une validation individuelle, par saisie, travaillez plutôt sur la vue "en liste" (voir ci-dessous).
Vue "en liste"
1️ Depuis le planning de saisie des heures, cliquez sur le bouton blanc "Vue en liste" en haut de page
2️ Vérifiez les heures saisies par vos compagnons, en cliquant sur la ligne concernée
3️ Cochez la / les saisies à valider, puis cliquez sur le bouton bleu "Valider", en haut de page :
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