Numérotation des documents

ProGBat permet de paramétrer vos propres modèles de numérotation, pour poursuivre une numérotation existante par exemple.

La numérotation, notamment des factures, répond à certaines exigences légales :

• Le compteur de facture est toujours à la fin

• La remise à zéro du compteur chaque année est pour le moment encore tolérée, mais à éviter

• La remise à zéro du compteur chaque mois n'est pas autorisée

Paramétrer la numérotation des documents

Exemple avec les factures :

1️ Ouvrez le menu "Administration" > "Mon entreprise"

2️ Sélectionnez la rubrique "Numérotation des documents"

3️ Cliquez sur "Factures clients"

4️ Vous pouvez bien sûr ajouter, supprimer et modifier le contenu de chaque partie de votre numérotation pour obtenir le résultat souhaité :

Dans cet exemple, la numérotation de factures :

• Commence par les lettres et signe " F- ". On aurait pu mettre " FAC " ou " F/ " par exemple

• L'année (date de la facture) sur 4 chiffres

• Puis le numéro du mois (date de la facture) sur 2 chiffres

• A nouveau un signe : " / "

• Et enfin un compteur sur 4 chiffres. Dans cet exemple, bien sûr, après la facture 9999, le logiciel affichera bien la facture 10 000.

💡 Pour des raisons de tri des numéros de factures, il est conseillé de prévoir un compteur suffisamment grand. Si vous pensez faire plus de 10 000 factures (plus que probable sur un grand nombre d'années), mettez la taille du compteur à 5.

Compteur :

Par défaut, le logiciel fera démarrer la numérotation du compteur à 1.

Si votre dernière facture sous Excel ou un autre logiciel est la 126, alors saisissez 127 dans le cadre "Commencer le compteur à la valeur".

En regardant en haut du formulaire, vous verrez votre modèle de numérotation se constituer au fur et à mesure, tel qu'il sera utilisé par le logiciel (F-202107/0001 dans notre exemple plus haut).

Remise à zéro

Si vous cochez cette case, votre numérotation repartira à 1 chaque année civile.

• La remise à zéro du compteur chaque année est pour le moment encore tolérée, mais à éviter

• La remise à zéro du compteur chaque mois n'est pas autorisée

Modifier la numérotation de mes documents

Vous avez déjà émis des documents avec une numérotation, et vous souhaitez en changer ?

⚠️ Avant tout, la numérotation des factures est encadrée par la loi. En modifiant la numérotation, assurez vous de ne pas créer de "trou" dans cette numérotation, entre autres, pour ne pas être reprochable en cas de contrôle par l'administration fiscale. N'hésitez pas à demander conseil (à votre expert-comptable par exemple) afin de vous assurer que vous faites bien.

Exemple avec la numérotation des devis :

1️ Ouvrez le menu "Administration" > "Mon entreprise"

2️ Sélectionnez la rubrique "Numérotation des documents"

3️ Cliquez sur "Devis clients"

4️ Modifiez le "motif" de numérotation, sans cela, la modification ne sera pas prise en compte.

Par exemple, votre format de numérotation actuel est comme suit :

Vous pourriez modifier le "motif" comme suit :

5️ Modifiez le numéro de démarrage au compteur :

Par exemple, votre dernier devis émis avait comme numéro le D-220005, le compteur de votre nouvelle numérotation devra démarrer à D/220006 :

6️ Cliquez sur "Modifier" pour enregistrer votre nouvelle numérotation.

À la création de votre prochain devis, la numérotation sera celle indiquée en haut de formulaire :